Article publié le : 31 juillet 2014 - Article modifié le : 30 juin 2017

Frais de déplacement des élus du Comité d’Entreprise :

Bilan comptable des petits Comités d'Entreprise Les élus du Comité d’entreprise ont besoin de se déplacer dans le cadre de leurs missions.
Qui doit les prendre en charge, l’employeur ou le comité d’entreprise avec son budget de fonctionnement (0,2%) ?

Frais de déplacement pour se rendre aux réunions du comité d’entreprise :

Que la réunion soit organisée à l’initiative de l’employeur ou être une réunion exceptionnelle à la demande de la majorité des membres du comité d’entreprise, les frais de déplacements des membres du comité d’entreprise doivent être remboursés par l’employeur, Cour de Cassation, Chambre sociale, du 22 mai 2002, 99-43.990.
Pour se rendre à la réunion mensuelle du comité d’entreprise ou à une réunion exceptionnelle, les frais de déplacement, d’hébergement , de repas sont à faire financer par votre employeur, En effet, ces frais ne peuvent être imputés sur la subvention de fonctionnement du CE Cass. soc., 15 mai 2001, n° 99-10.127.

Les mêmes règles s’appliquent pour le comité central d’entreprise, le comité d’entreprise européen et le comité de la société européenne.

Constitue le délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité d’entreprise, de la délégation unique du personnel ou du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, le refus de l’employeur de prendre en charge les frais de déplacement des salariés affectés sur des sites éloignés lorsqu’il les convoque à une réunion au siège social, dès lors qu’un tel refus a pour effet de restreindre les déplacements de ces salariés et d’empêcher ainsi leur participation aux réunions des institutions susvisées  Cass. crim., 22 nov. 2005, n° 04-87.451.

Par contre, pour l’ensemble des autres déplacements liés à l’activité des élus dans le cadre de leur mandat, les frais de déplacement sont à prendre en charge sur le budget de fonctionnement (0.2%). Pour une plus grande transparence, il est conseillé de mettre en place des procédures ou définir des règles précises de fonctionnement dans le règlement intérieur du comité d’entreprise.

Frais de déplacement pour se rendre aux réunions préparatoires du Comité d’Entreprise :

Les réunions préparatoires ne sont pas organisées à l’initiative de l’employeur, il ne finance donc pas le coût de ces déplacements. C’est le budget de fonctionnement du Comité d’Entreprise qui sera utilisé pour financer les réunions préparatoires.

Les autres déplacements des élus du Comité d’Entreprise :

Les différentes dépenses occasionnées par les déplacements des élus (frais de transport, d’hébergement et de restauration ) sont prises en charge sur les budgets du Comité d’Entreprise, exemple :

  • Rencontre avec des prestataires ;
  • Déplacement sur un salon professionnel ;
  • Rencontre de salariés sur un autre site ;
  • Déplacement pour se rendre à une formation ;
  • Etc.

Si le déplacement se rapporte à une activité sociale et culturelle, les frais engagés seront remboursés avec le budget des Activités sociales et Culturelles,  par exemple, rencontre avec un voyagiste pour préparer une sortie, un voyage.

Les justificatifs :

Toutes les dépenses engagées doivent être justifiées par des factures.

Les bases du remboursement :

En cas d’utilisation de véhicule personnel, nous vous conseillons d’utiliser le barème kilométrique établi par le ministère de l’Économie et des Finances. Le véhicule utilisé peut être une automobile, une moto, un vélomoteur ou un scooter.

Pour hébergement et les repas, le remboursement des frais engagés est logique (Le principe étant que l’exercice d’un mandat ne doit pas coûter à son titulaire). Néanmoins, les frais engagés doivent être raisonnables.

Procédure conseillée :

Afin d’éviter toutes difficultés, nous vous conseillons de procéder à un vote avant d’engager d’importants frais de déplacements.  Vous pouvez également intégrer dans le règlement intérieur les modalités de remboursement des frais de déplacements.

L’employeur refuse le remboursement des trajets entre le domicile et le lieu des réunions de CE à un élu.

Pour justifier son opposition aux remboursements des frais engagés par l’élu, l’employeur argumente sur le fait que le salarié était rattaché administrativement au site sur lequel les réunions avaient lieu et que donc les frais engagés étaient des dépenses personnelles. La Cour d’appel ne suit pas le raisonnement de l’employeur et le condamne aux remboursements des frais. Suite au pourvoi de l’employeur, la Cour de cassation confirme cette condamnation en rappelant qu’un représentant du personnel ne doit subir aucune perte de rémunération liée à l’exercice de son mandat. Elle s’appuie sur le fait que, bien que le salarié soit rattaché administrativement au site qui abritait les réunions du CE, celui-ci ne constituait pas son lieu de travail et que donc l’employeur devait supporter les frais engagés par le salarié pour s’y rendre.

Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 26 mai 2015, 13-22.866

Foire aux questions :

FAQ : Liberté de déplacement

Pouvoir se déplacer librement constitue l’une des conditions essentielles à l’accomplissement efficace des missions de l’élu.

L’employeur ne peut pas exercer de contrôle sur les modalités de déplacement d’un élu.

Article L2325-11 : 

Pour l’exercice de leurs fonctions, les membres élus du comité d’entreprise et les représentants syndicaux au comité d’entreprise peuvent, durant les heures de délégation, se déplacer hors de l’entreprise.

Ils peuvent également, tant durant les heures de délégation qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement dans l’entreprise et y prendre tous contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès d’un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés.

Attention, un départ soudain perturbant la marche de l’entreprise est abusif. L’information doit se faire dans un délai suffisant pour pouvoir permettre d’organiser le travail pendant l’absence, (Cour de cassation, Chambre sociale, du 12 février 1985, 82-41.647).

 


L’utilisation des bons de délégation ne doit pas permettre à l’employeur de contrôler les sorties des élus du comité d’entreprise. L’employeur ne peut pas surveiller les déplacements en demandant d’indiquer le motif sur les bons de délégation. Ceux-ci permettent uniquement d’effectuer le décompte des heures de délégation.


Un élu, peut-il utiliser ses heures de délégation pendant un arrêt de travail ?Un arrêt de travail ne suspend pas le mandat d’un représentant du personnel, mais pour faire valoir l’indemnisation des heures qui y sont consacrées pendant cette période d’arrêt, il faut cependant que le médecin traitant ait autorisé cette activité de représentation, décision de la Cour de cassation le 21 mars 2014.

L’attribution des indemnités journalières est subordonnée à l’obligation pour le bénéficiaire de s’abstenir de toute activité non autorisée, la chambre mixte (chambre sociale, criminelle et deuxième chambre civile) énonce que l’activité de représentant du personnel n’est pas suspendue par la maladie et que les heures de délégation déposées durant cette période n’ouvrent droit à indemnisation que si l’exercice de l’activité de représentant du personnel a été préalablement autorisé par le médecin traitant (Cass. ch. mixte, 21 mars 2014, n° 12-20002 et n° 12-20003).

La Cour de cassation reconnaît que seul le médecin traitant est à même d’évaluer la capacité physique du salarié à exercer son activité de représentant du personnel. Faute, pour le représentant du personnel, de justifier d’une autorisation du médecin traitant d’exercer son mandat, il s’expose au risque de perdre le bénéfice des indemnités journalières et de ne pas pouvoir prétendre au paiement par l’employeur des heures de délégation déposées.


 Modèles de lettres :

Règlement intérieur du Comité d’Entreprise

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