Le Comité d’Entreprise a besoin de collecter et traiter de nombreuses informations relatives aux salariés :
Pour gérer les activités sociales et culturelles, le Comité d’Entreprise a besoin de collecter et traiter de nombreuses informations relatives aux salariés : il a donc besoin de constituer le fichier des salariés. Quelles sont les conditions de création du fichier des salariés ?
Quelles sont les informations utiles au Comité d’Entreprise :
Ces informations doivent être limitées à celles qui sont strictement nécessaires au Comité d’Entreprise pour exercer ses fonctions légales. Par exemple : Le Comité d’Entreprise peut être amené à demander la fourniture de la copie de l’avis d’imposition des ouvrants droit afin de procéder au calcul de la contribution de chacun en fonction de ses ressources. En revanche, le Comité d’Entreprise ne peut exiger la production de la déclaration de revenus, qui comporte des informations relevant de la vie privée des intéressés Cour de cassation, chambre civile, arrêt du 29 mai 1984, n° 82-12.232, “Constitue une atteinte à la vie privée, au sens de l’article 9 du code civil, la demande de communication de la déclaration de revenus de personnes, dans le but de déterminer leurs droits à l’attribution d’une prime. Dès lors que la déclaration de revenus contient des renseignements tels que la situation de famille légitime ou illégitime, la situation de fortune ou l’existence de dettes, qui ne sont pas tous indispensables pour l’attribution de la prime”.
L’employeur est-il tenu de fournir au Comité d’Entreprise le fichier du personnel ?
L’employeur n’est pas tenu de fournir les renseignements contenus dans le fichier de l’entreprise sur les salariés et leurs familles au Comité d’Entreprise. La Cour de cassation estime que les fichiers du personnel ne font pas partie du matériel nécessaire au Comité d’Entreprise pour exercer sa mission et n’a donc pas à être transmis. De ce fait, la société n’a pas l’obligation de fournir les fichiers, Cassation sociale, 2 juin 1993, n° 91-13901.
Néanmoins, rien n’interdit à la direction de l’entreprise d’accepter que le fichier du personnel soit utilisé par le Comité d’Entreprise pour la gestion de ses activités sociales et culturelles. Rien d’illégal à cela.
Les salariés doivent être préalablement informés par le Comité d’Entreprise :
Les salariés doivent être préalablement informés par le Comité d’Entreprise de l’objectif poursuivi, des destinataires des données, ainsi que de l’identité de la personne ou du service auquel ils peuvent s’adresser pour exercer leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition (voir modèles proposés en annexe). Par exemple : affichage d’une note d’information dans les locaux, remise d’un document à l’employé, mentions apparentes sur le questionnaire.
Mention d’information à porter sur les formulaires de collecte d’informations :
Monsieur ………………………… (indication de l’identité du responsable du traitement).
Les informations recueillies par le Comité d’Entreprise font l’objet d’un traitement informatique destiné à … (préciser la finalité).
Les destinataires des données sont : ……………………… (précisez).
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en vous adressant à …………………………………… (préciser le service et l’adresse).
Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.
Note d’information susceptible d’être affichée :
Le Comité d’Entreprise ………………………………… (citer le nom du ou des services responsables du traitement) dispose(nt) de moyens informatiques destinés à gérer plus facilement …………………… (indiquer la finalité du traitement).
Les informations enregistrées sont réservées à l’usage du (ou des) service(s) concerné(s) et ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires suivants : ………… (préciser les destinataires).
Conformément aux articles 39 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations la concernant, en s’adressant au service………………………………………… (citer le nom du service ou des services concernés).
Droit d’opposition :
Tout salarié a le droit de s’opposer à ce que son employeur adresse au Comité d’Entreprise des données qui le concernent. La transmission de ces données ne peut être que facultative, le salarié devant être clairement informé des conséquences d’un éventuel refus de sa part. Par exemple : application du tarif le plus élevé ou exclusion du bénéfice d’une prestation.
Lorsque les données sont utilisées à des fins d’offres promotionnelles, les personnes concernées sont informées qu’elles peuvent s’y opposer sans frais et sans justification. L’envoi d’offres promotionnelles par voie électronique est subordonné au recueil du consentement préalable des personnes concernées.
Comment déclarer :
Les traitements de gestion sociale ou culturelle les plus courants sont dispensés de déclaration. Pour bénéficier de cette dispense, les traitements envisagés doivent être conformes à la dispense de déclaration n°10 en date du 17 octobre 2006 (voir Cnil ). Dans tous les autres cas, le Comité d’Entreprise doit adresser à la CNIL une déclaration normale, (disponible sur www.cnil.fr ).
