Article publié le : 10 août 2015 - Article modifié le : 17 août 2017

Visioconférence lors de la réunion du Comité d’Entreprise :

Visioconférence lors de la réunion du CE, CCE, comité de groupe prévue par la loi sur le dialogue social

Visioconférence lors de la réunion du Comité d'EntrepriseLe décret du 14 avril 2016 apporte des précisions sur les conditions dans lesquelles les institutions représentatives du personnel peuvent être réunies en visioconférence décret du 14 avril 2016 n°2016-453 .

Le recours à la visioconférence pour réunir le comité d’entreprise peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus du comité, pour que « l'accord » soit valable, la majorité des membres de l'institution doit y être favorable. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile, il peut s'agir de réunions ordinaires ou de réunions extraordinaires organisées à l'initiative de l'employeur ou demandées par les représentants du personnel. Un décret détermine les conditions dans lesquelles le comité peut, dans ce cadre, procéder à un vote à bulletin secret,  Article L2325-5-1.

Un décret fixe également les modalités de mise en œuvre des réunions des IRP en visioconférence instituées par la loi « Rebsamen » du 17 août 2015,   décret du 12 avril 2016.

Lorsque le comité d'entreprise est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations. Cette dispositions ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.

Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret en application des dispositions de l'Article du code du travail : article L. 2325-5-1. , le dispositif de vote garantit que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Des moyens techniques réglementés :

L'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues à l'article D. 2325-1-1. Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.

En pratique, le vote se déroule en deux étapes :

  • La première, consiste à vérifier que les participants ont accès à des moyens techniques répondant aux caractéristiques rappelées ci-dessus;
  • La seconde, qui concerne le vote lui-même, vise à écarter toute éventuelle influence au cours du vote. A cet effet, le vote doit avoir lieu de manière simultanée. En pratique, à compter de l’ouverture du vote, indiquée par le président de l’instance, les participants disposent d’une durée identique pour voter.

Qui vote l'accord pour utiliser la vidéo conférence :

La loi ne précise pas les conditions de majorité de l’accord. Il convient dès lors d’appliquer les règles de majorité de droit commun, à savoir un vote entre la majorité des élus titulaires présents et le président de l’instance. Les élus suppléants (sauf s’ils remplacent un titulaire), les représentants syndicaux qui n’ont que « voix consultative », peuvent s’exprimer en réunion mais ne peuvent pas participer au vote. En pratique, l’accord pourrait aussi résulter d’une disposition prévue dans le règlement intérieur de l’instance, adoptée selon les mêmes modalités.

L'utilisation de la visioconférence va bien au-delà des réunions du CE puisque c’est la quasi-totalité des IRP qui sont concernées par ce nouveau dispositif :

Visioconférence pour le comité central d’entreprise ( Article du code du travail L 2327-13-1) :

Le recours à la visioconférence pour réunir  le comité central d’entreprise peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus du comité. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. Un décret détermine les conditions dans lesquelles le comité central d’entreprise peut, dans ce cadre, procéder à un vote à bulletin secret,  Article L. 2327-13-1.

Visioconférence pour le comité de groupe ( Article du code du travail L 2334-2) :

Le recours à la visioconférence pour réunir le comité de groupe peut être autorisé par accord entre le président et les représentants du personnel siégeant au comité. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. Un décret détermine les conditions dans lesquelles le comité de groupe peut, dans ce cadre, procéder à un vote à bulletin secret.

Visioconférence pour le comité d’entreprise européen (Article du code du travail L. 2341-12.) :

Le recours à la visioconférence pour réunir le comité d’entreprise européen peut être autorisé par accord entre le chef de l’entreprise dominante du groupe et les représentants du personnel siégeant au comité. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. Un décret détermine les conditions dans lesquelles le comité d’entreprise européen peut, dans ce cadre, procéder à un vote à bulletin secret.

Visioconférence pour le comité de la société européenne (Article du code du travail L. 2353-27-1) :

Le recours à la visioconférence pour réunir le comité de la société européenne peut être autorisé par accord entre le président et les représentants du personnel siégeant au comité. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. Un décret détermine les conditions dans lesquelles le comité de la société européenne peut, dans ce cadre, procéder à un vote à bulletin secret.

Visioconférence pour le CHSCT (Article du code du travail L4614-11-1) :

Le recours à la visioconférence pour réunir le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres désignés du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. Un décret détermine les conditions dans lesquelles le comité peut, dans ce cadre, procéder à un vote à bulletin secret.

Foire aux questions :

La réunion de CE

Un élu, peut-il utiliser ses heures de délégation pendant un arrêt de travail ?Un arrêt de travail ne suspend pas le mandat d’un représentant du personnel, mais pour faire valoir l’indemnisation des heures qui y sont consacrées pendant cette période d’arrêt, il faut cependant que le médecin traitant ait autorisé cette activité de représentation, décision de la Cour de cassation le 21 mars 2014.

L’attribution des indemnités journalières est subordonnée à l’obligation pour le bénéficiaire de s’abstenir de toute activité non autorisée, la chambre mixte (chambre sociale, criminelle et deuxième chambre civile) énonce que l’activité de représentant du personnel n’est pas suspendue par la maladie et que les heures de délégation déposées durant cette période n’ouvrent droit à indemnisation que si l’exercice de l’activité de représentant du personnel a été préalablement autorisé par le médecin traitant (Cass. ch. mixte, 21 mars 2014, n° 12-20002 et n° 12-20003).

La Cour de cassation reconnaît que seul le médecin traitant est à même d’évaluer la capacité physique du salarié à exercer son activité de représentant du personnel. Faute, pour le représentant du personnel, de justifier d’une autorisation du médecin traitant d’exercer son mandat, il s’expose au risque de perdre le bénéfice des indemnités journalières et de ne pas pouvoir prétendre au paiement par l’employeur des heures de délégation déposées.


Deux solutions permettent de respecter le principe de non-cumul du salaire et des indemnités de congés payés :

  • L’employeur interrompt les congés payés du salarié présent en réunion et rémunère les heures passées en réunion comme du temps de travail effectif. Ainsi les congés sont prolongés proportionnellement au temps passé en réunion ;
  • Soit l’employeur maintient l’indemnité de congés payés et octroie des congés supplémentaires, d’une durée équivalente à celle passée en réunion périodique obligatoire.

Les suppléants peuvent s’exprimer librement, c’est le président du comité d’entreprise qui anime la réunion. Refuser la parole à un élu suppléant constitue un délit d’entrave et est une cause d’annulation de la réunion et des décisions qui y ont été prises.

Les suppléants reçoivent les mêmes documents et les mêmes informations que les titulaires du CE. Ils sont d’ailleurs tenus à la même obligation de secret  que les membres titulaires du CE.


Enregistrement des réunions du CEL’enregistrement des débats du comité d’entreprise est parfaitement licite.

Néanmoins, pour procéder à cet enregistrement, le comité d’entreprise, par le biais de son secrétaire, doit faire inscrire cette question à son ordre du jour.

La décision de procéder à l’enregistrement est prise à la majorité des voix et l’employeur participe à ce vote.

La décision d’enregistrer les débats du Comité d’entreprise ne peut absolument pas procéder de la seule volonté du Président.


Plusieurs solutions pour remplacer le secrétaire du CE absent :

  • Le règlement intérieur du comité d’entreprise précise que le secrétaire adjoint remplacerait Remplacement du secrétaire du CE afin de préparer l'ordre du jourautomatiquement le secrétaire du comité d’entreprise en cas d’absence de celui-ci, c’est donc lui qui prépare l’ordre du jour de la réunion de Ce avec le président.
  • Dans le cas contraire, il faudra organiser le remplacement du secrétaire du CE au cours d’une réunion précédant l’absence du secrétaire, bien entendu c’est possible uniquement  si l’absence du secrétaire est prévisible.

Quelque soit la solution trouvée,  le président du comité d’entreprise ne peut pas fixer seul l’ordre du jour de la prochaine réunion.


Que faire si le président du CE refuse d'inscrire une question à l’ordre du jour ?Si les deux parties n’arrivent pas à négocier et trouver un compromis, le secrétaire du CE pourra saisir le juge des référés (Président du TGI) pour que celui-ci tente de résoudre la difficulté. Le juge pourra décider d’autoriser le président du CE à convoquer le comité sur la base de l’ordre du jour litigieux ou inviter les parties pour discuter et arrêter en commun sous son égide l’ordre du jour.

Si il s’agit d’une consultation obligatoire en vertu du code du travail, le secrétaire du CE peut obliger l’employeur à inscrire une consultation à l’ordre du jour si il constate que l’employeur n’a pas rempli son obligation, en lui faisant un rappel à la loi.


L'ordre du jour doit il répondre à un formalisme précis ?Le Code du travail ne donne pas d’indication sur la forme que doit revêtir l’ordre du jour. Il n’y a pas un contenu type, pas une forme obligatoire.

Les questions portées à l’ordre du jour doivent toutefois être claires et précises, afin que les membres du comité sachent exactement de quoi ils auront à discuter.

Le plus souvent, le plan suivant est respecté:

– Adoption du procès-verbal de la réunion précédente;
– Questions déjà abordées nécessitant d’être réabordées ou complétées;
– Questions nouvelles;
– Questions diverses.

Attention car les questions diverses ne doivent pas être utilisées pour tenter d’aborder en séances des questions importantes, qui demandent une information préalable et une véritable discussion et qui n’ont pu être inscrites à l’ordre du jour.


Les réunions se déroulent-elles toujours au même endroit ?C’est le président qui décide du lieu de la réunion. Dans un entreprise qui possède plusieurs sites, le président peut organiser la réunion alternativement sur chaque site.


Comment est qualifié un accident sur le trajet pour se rendre à la réunion de CESi un accident survient à un élu de CE ou à un représentant syndical au CE sur le lieu où se déroule la réunion, il sera normalement qualifié d’accident du travail,  Code de la sécurité sociale - Article L411-1, en effet la réunion est assimilée à du temps de travail effectif.

La Loi travail a étendu cette protection aux délégués syndicaux,  Article L412-8, 12° du Code de la sécurité sociale

Si l’élu est victime d’un accident au cours d’un déplacement à l’extérieur de l’entreprise, la qualification d’accident du travail ou d’accident du trajet peut être retenue. Ainsi, par exemple, constitue un accident du travail et non, un accident de trajet l’accident survenu au cours d’une mission rémunérée par l’employeur comme temps de travail et exécutée dans l’intérêt de l’entreprise. Tel est le cas d’un accident dont a été victime un salarié en regagnant son domicile après avoir pris part, au siège social de la société, à une réunion du comité central d’entreprise dont il était membre élu, quelles qu’aient pu être les libertés dont il avait joui au sein de ce comité ou dans l’organisation de son voyage de retour,  Cass., soc., 11 octobre 1990, n°88-19392.

 


Trajet des elus« Le temps de trajet, pris en dehors de l’horaire normal de travail et effectué en exécution des fonctions représentatives, doit être rémunéré comme du temps de travail effectif pour la part excédant le temps normal de déplacement entre le travail et le domicile ».

Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 12 juin 2013, 12-15.064

Autrement dit, les temps de trajet effectué par l’élu pour se rendre aux réunions de CE peut donner lieu au paiement d’heures supplémentaires.


La réunion du comité d'entreprisePour qu’une réunion puisse valablement se tenir, seule la présence de deux personnes est exigée : le président du CE ou son représentant et le secrétaire de CE.

En effet, la loi (le code du travail) n’impose pas la présence d’un minimum d’élus à la réunion du comité d’entreprise pour qu’elle puisse se tenir. Toute clause, accord collectif, règlement intérieur du comité d’entreprise précisant une régle serait nulle et de nul effet.

Pour que la réunion du comité d’entreprise puisse se tenir, il faut obligatoirement que le président ou son représentant y assiste.
La présence du secrétaire du comité d’entreprise est également  nécessaire. Si celui-ci est absent, le secrétaire adjoint pourra le remplacer à deux conditions :

  • qu’il soit un membre titulaire ou qu’il remplace un titulaire absent ;
  • qu’il ait été élu pour remplacer le secrétaire en cas d’absence de ce dernier.

Si ces deux conditions ne sont pas remplies, il faut nommer un secrétaire de séance qui ne sera pas nécessairement le même à chaque absence du secrétaire du comité d’entreprise.

 


Aucun article du code du travail determine un délai au Secrétaire pour rédiger le PV. Logiquement, le PV est rédigé entre deux réunions mensuelles, afin d’être approuvé au plus tard lors de la réunion suivante et ainsi diffusé aux salariés.

Delai pour rediger le PC du Comité d'EntrepriseCe type de fonctionnement apparaît logique cependant la loi n’oblige pas le Secrétaire à rédiger le PV d’un mois sur l’autre.

Par ailleurs, il est possible de preciser dans le règlement intérieur du CE un délai minimum.

L’employeur ne dispose d’aucun pouvoir particulier pour obliger le Secrétaire du Comité d’Entreprise à rédiger le PV dans un certain laps de temps. Il ne peut ni le remplacer, ni mandater un tiers pour rédiger le PV à la place du Secrétaire du Comité d’Entreprise s’il juge la rédaction trop lente.


En principe, les vacances ne doiveRéunion du Ce pendant les vacances d'étént pas nuire au principe de la périodicité déterminée par le code du travail. Dans la pratique lorsqu’une réunion n’est pas organisée pendant les vacances d’été, le chef d’entreprise fixera la réunion manquante à une date la plus proche possible de la date de fermeture ou de réouverture de l’entreprise, ou alors on en profitera pour organiser un réunion spécifique à un thème précis, afin d’approfondir un sujet.


Report de la réunion de CEL’employeur prend un risque en acceptant cette annulation. En effet, une minorité d’élus, non favorable à l’annulation,  pourrait lancer une procédure pour délit d’entrave. Il est plutôt conseillé de demander un report de cette réunion ou la tenue d’une réunion extraordinaire.


Qui paye les frais de déplacement réunion CEC’est l’entreprise qui paye les frais de déplacement et autres frais des membres du CE qui se rendent à la réunion ordinaire ou à la réunion extraordinaire du CE (Comité d’entreprise).

Par exemple, si la réunion est organisée le matin de bonne heure et que les participants travaillent en divers endroits éloignés du site de la réunion, l’employeur devra prendre en charge les frais de transport, de repas et d’hébergement.


Le secrétaire du Comité d’entreprise dispose de pouvoir mais ce n’est pas son rôle d’animer la réunion. C’est le rôle du président.


C’est le président du CE qui dirige et anime les débats. Il doit veiller à ce que l’ensemble des membres du comité, les membres titulaires et les suppléants, les représentants syndicaux, les membres invités puissent s’exprimer librement et donner leur avis sur les sujets abordés.
La réunion n’est pas qu’une simple chambre d’enregistrement : c’est un lieu d’échanges de vue, de contre-propositions, de critiques. Le chef d’entreprise ne peut se contenter de répondre par oui ou par non aux questions posées.


 Modèles de lettres :

Résolution prise en réunion du Comité d'Entreprise

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