Le secrétaire du comité social et économique est désigné parmi ses membres titulaires :
C. trav. L 2315-23 Cette désignation a lieu lors de la première réunion du comité social et économique, le secrétaire doit être élu, en principe, à la majorité des suffrages exprimés. 
Le président peut participer à la désignation du secrétaire du comité social et économique Cour de Cassation, Chambre sociale, du 10 juillet 1991, 88-20.411. Son vote compte pour une voix, comme n’importe quel élu. Une clause du règlement intérieur du comité social et économique ne peut le priver de ce droit. Si le règlement intérieur du comité social et économique prévoit le contraire cela n’aura aucun effet, la clause est nulle. En cas d'égalité de voix, c’est le candidat le plus âgé qui est élu Cass. soc., 7 oct. 1982, no 81-15525, Cass. crim., 1er déc. 1987, no 85-96612. La désignation du secrétaire du comité social et économique constitue une élection et en cas de partage des voix entre les candidats à ce poste, celui-ci, en l'absence d'une autre règle de départage prescrite par le règlement intérieur du comité, doit revenir au plus âgé d'entre eux. Commet le délit d'entrave l'employeur qui, malgré un partage de voix, s'oppose à la désignation du candidat le plus âgé et fait ainsi obstacle au fonctionnement du comité social et économique. Le comité social et économique a la possibilité de désigner un secrétaire adjoint, c'est un usage souvent constaté. Dans ce cas, les modalités de désignation devraient être déterminés dans le règlement intérieur du comité social et économique. Si nécessaire, le secrétaire adjoint est désigné comme remplaçant du secrétaire en cas d’absence de celui-ci. Le secrétaire adjoint occupe provisoirement les fonctions de secrétaire jusqu’au retour du secrétaire titulaire du poste.
Rôle du secrétaire du comité social et économique :
- Le secrétaire du comité social et économique est l’interlocuteur principal de l’employeur autant pendant les réunions qu’en dehors des réunions.
- Le secrétaire du comité social et économique établit l’ordre du jour avec l’employeur (le président du comité social et économique).
- Le secrétaire du comité social et économique établit seul les comptes rendus des délibérations du comité social et économique ("Les délibérations du comité social et économique sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire et communiqués à l'employeur et aux membres du comité").
- Le secrétaire du CSE gère les affaires courantes. Il assure la gestion quotidienne du comité social et économique. À ce titre, il doit notamment effectuer, en dehors des réunions, le suivi des délibérations prises par le comité. Cette mission varie en fonction de la taille du comité social et économique, de son organisation, de la répartition des tâches entre les élus. Par exemple :
- Il encadre le personnel salarié du comité ;
- Il exécute les décisions prises en réunion ;
- accomplit des formalités administratives, signe des contrats dans le cadre du mandat qui lui a été donné par le CSE ;
- Il conserve les archives du comité, etc.
- Le secrétaire communique à l’ensemble des membres du comité social et économique toutes les informations et documents qu’il reçoit de l’employeur ou des tiers.
- Le comité désigne l’un de ses membres pour le représenter dans l’exercice de sa capacité civile. Le secrétaire du comité social et économique est, le plus souvent, désigné pour assurer cette tâche.
Pour toutes ces tâches, le secrétaire ne dispose pas de crédit d’heures supplémentaires. Néanmoins, certaines conventions collectives ou certains accords d’entreprise peuvent prévoir des heures en plus.
Le secrétaire adjoint du comité social et économique :
L'élection d'un secrétaire-adjoint est prévue uniquement dans le cadre du CSE central, néanmoins Il est d'usage de désigner un secrétaire adjoint. Il n’existe aucun texte précisant son rôle. Le règlement intérieur du comité social et économique peut prévoir un secrétaire adjoint et doit alors déterminer clairement son rôle. Dans ce cas, le secrétaire adjoint n’est pas obligatoirement un membre titulaire DU comité social et économique, il peut être simplement membre suppléant du comité. Par contre, en cas d'absence du secrétaire, et dans le cas ou le remplaçant est le secrétaire adjoint, celui-ci devient titulaire, en effet il devra rédiger l'’ordre du jour avec le président, rédiger le PV de la réunion, le diffuser... il aura donc besoin d'heures de délégation. Sa désignation du secrétaire adjoint est souvent prévue dans le règlement intérieur du CSE. Cette désignation se fait par un vote auquel tous les élus du comité ainsi que le chef d’entreprise lui-même peuvent participer. Il est également souhaitable que le règlement intérieur du comité social et économique prévoie des dispositions applicables au cas où deux candidats obtiendraient le même nombre de voix, il est possible de prévoir de désigner le candidat qui a le plus d’ancienneté dans l’entreprise.
Absence de candidat au poste de secrétaire du CSE :
La fonction de secrétaire du CSE est d’une importance majeure dans la vie du CSE, pour résumer le Code du travail lui attribue trois missions principales :
- Préparer avec l’employeur l’ordre du jour des réunions du CSE,
- Rédiger les procès-verbaux des délibérations du CSE,
- Diffuser ces procès-verbaux.
Le secrétaire est l’animateur du CSE tant pendant les réunions qu’en dehors de celles-ci. Sans secrétaire du CSE, les réunions ne peuvent pas légalement se tenir et le comité peut se retrouver bloqué dans son fonctionnement.
Plusieurs solutions sont alors possibles.
Élire à chaque séance un secrétaire de séance : Le CSE peut élire, à chaque séance, parmi les titulaires, un secrétaire qui sera chargé d'établir avec l'employeur l'ordre du jour de la prochaine réunion et de rédiger le PV. A chaque nouvelle réunion, il faudra procéder à une nouvelle désignation. Cette situation pourrait être transitoire mais insatisfaisante dans la durée. Démission de l’ensemble les élus : Il s’agit de provoquer de nouvelles élections permettant de trouver un secrétaire du CSE.
Le secrétaire est temporairement absent :
Le CSE a intérêt à prévoir le remplacement du secrétaire dans l'hypothèse de son absence. Les règles de remplacement sont souvent déterminées dans le règlement intérieur du CSE. Si rien n'est prévu et que le secrétaire est absent lors d'une réunion de CSE, il est nécessaire d'élire à la majorité un secrétaire de séance. Le secrétaire de séance sera chargé de rédiger le PV de la réunion du CSE.
Le secrétaire est définitivement absent :
Si l'absence est définitive, le CSE doit se doter d'un nouveau secrétaire en procédant à une nouvelle désignation entre les membres titulaires restants.
Le secrétaire du CSE assure l'administration des affaires courantes :
Le secrétaire du CSE assure l'administration des affaires courantes du comité, en effet l'activité de celui-ci est quotidienne.
Cependant, cette mission est extrêmement variable d'un CSE à l'autre, notamment en fonction de l'importance du Comité ( nombre de bénéficiaires, budgets, etc.).
Le secrétaire du CSE doit pouvoir agir sans délégation lorsqu'il s'agit d'une simple décision courante, néanmoins il ne peut appliquer que les décisions régulièrement prises à la majorité des membres du CSE et et ne peut en aucun cas imposer ses propres décisions sous peine de délit d'entrave.
Pour éviter toutes ambiguïtés, il est préférable que toutes les taches et missions soient décrites le plus précisément possible dans le règlement intérieur du CSE, en distinguant bien ce qui ressort ou pas de la vie courante.
En effet, au delà de la préparation de l'ordre du jour de la réunion du CSE et de la rédaction du Procès-verbal de celle-ci, le secrétaire du CSE doit faire fonctionner quotidiennement le Comité, par exemple :
- C'est lui l'interlocuteur principal de l'employeur et des différents autres partenaires ( inspecteur du travail, médecine du travail, etc.).
- Il organise et anime la réunion préparatoire en vue de préparer la réunion plénière.
- C'est légitimement lui que les salariés de l'entreprise sollicite en premier pour une multitudes de demandes.
- C'est souvent lui avec le trésorier du CSE qui organise et gère l'aspect administratif, (organisation, archives, etc.).
- En cas de renouvellement des élus, c'est encore lui qui transmet les différentes informations à la nouvelle équipe.
Pour éviter toute difficulté sur le rôle attribué au secrétaire du CSE, il est préférable que ses missions soient décrites le plus précisément possible dans le règlement intérieur du CSE.
