Qui désigne le secrétaire du Comité d'Entreprise :

La désignation d'un secrétaire au comité d'entreprise est obligatoire. Le secrétaire du comité d'entreprise est élu par les élus titulaires du comité d'entreprise et par le président du comité d'entreprise. Il est obligatoirement choisi parmi les élus titulaires  L. 2325-1 du Code du travail.

Le président du comité d'entreprise a le droit de vote lors de l’élection du secrétaire. Les juges sont fermes sur ce point  Cour de Cassation, Chambre sociale, du 10 juillet 1991, 88-20.411.

Une clause du règlement intérieur du comité ne peut pas priver le président du droit de vote. Son vote compte pour une voix, comme n’importe quel élu.

Ni les suppléants ni les représentants syndicaux ne peuvent être élus au poste de secrétaire, le code du travail précise " Le secrétaire et le trésorier sont désignés par le comité d'entreprise parmi ses membres titulaires " R. 2325-1 du Code du travail.

Bien évidemment, le président du comité d'entreprise ne peut pas cumuler les fonctions de président et de secrétaire du CE.

En cas d’égalité des voix, le candidat élu secrétaire sera le candidat le plus âgé,  Cass. soc., 7 oct. 1982, no 81-15525 ; Cass. crim., 1er déc. 1987, no 85- 96612.

Le Code du travail ne donne pas de précision sur les modalités et le formalisme de la désignation du secrétaire du Comité d'entreprise. Le vote peut avoir lieu à main levée ou à scrutin secret. Le règlement intérieur du comité d'entreprise peut intégrer les modalités de cette élection.

ce vote peut avoir lieu à main levée ou à scrutin secret.

Le Code du travail ne précise pas la procédure de démission. Néanmoins, la démission du poste de secrétaire du Comité d'Entreprise devrait être présentée en réunion et actée dans le procès verbal de celle-ci.

Une formalisation par lettre est vivement recommandée   nous proposons une lettre type à télécharger. Pour des questions de preuve, nous vous conseillons de remettre la lettre en main propre, vous pouvez aussi l'envoyer en recommandé avec accusé de réception.

La lettre doit être adressée au président du Comité d’Entreprise pour l’informer. Le président ne peut pas refuser cette démission.

Pour de multiples raisons ( absence de disponibilité, déplacements trop fréquents, etc.) le secrétaire du Comité d'Entreprise peut démissionner de son mandat de secrétaire en restant élu titulaire du Comité d'Entreprise.

Le secrétaire peut aussi décider de démissionner de son mandat d’élu du Comité d'Entreprise. Dans ce cas il perd automatiquement son mandat de secrétaire du Comité d'Entreprise.

Lorsque que le secrétaire du Comité d'Entreprise a été élu sur une liste syndicale, il doit aussi évoquer cette décision avec son organisation syndicale.

Le secrétaire du comité d'Entreprise est l’interlocuteur principal de l’employeur autant pendant les réunions qu’en dehors de celles-ci :

Le secrétaire du Comité d'Entreprise établit l’ordre du jour avec l’employeur (le président du comité d'entreprise),  Code du travail - Article L2325-15 .

L'ordre du jour des réunions du comité d'entreprise est arrêté par l'employeur et le secrétaire.

Toutefois, lorsque sont en cause des consultations rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou par un accord collectif de travail, elles y sont inscrites de plein droit par l'employeur ou le secrétaire.

Le secrétaire du Comité d'Entreprise établit seul les comptes rendus des délibérations du comité d’entreprise, article du Code du travail Article R2325-3.

Les délibérations des comités d'entreprise sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire et communiqués à l'employeur et aux membres du comité.

Le secrétaire du Comité d'Entrepris gère les affaires courantes. Il assure la gestion quotidienne du comité d’entreprise. À ce titre, il doit notamment effectuer, en dehors des réunions, le suivi des délibérations prises par le Comité d'Entreprise. Cette mission varie en fonction de la taille du Comité d'Entreprise, de son organisation, de la répartition des tâches entre les élus. Par exemple :

•     Il encadre le personnel salarié du comité ;
•     Il exécute les décisions prises en réunion ;
•     accomplit des formalités administratives, signe des contrats dans le cadre du mandat qui lui a été donné par le CE ;
•     Il conserve les archives du comité, etc.

Le secrétaire du Comité d'Entrepris communique à l’ensemble des membres du comité d’entreprise toutes les informations et documents qu’il reçoit de l’employeur ou des tiers.

Le comité désigne l’un de ses membres pour le représenter dans l’exercice de sa capacité civile. Le secrétaire du comité d'entreprise est, le plus souvent, désigné pour assurer cette fonction.

Pour toutes ces tâches, le secrétaire ne dispose pas de crédit d’heures supplémentaires. Néanmoins, certaines conventions collectives ou certains accords d’entreprise peuvent prévoir des heures en plus.

Le secrétaire du CSE assure l'administration des affaires courantes :

Le secrétaire du CSE assure l'administration des affaires courantes du comité, en effet l'activité de celui-ci est quotidienne.

Cependant, cette mission est extrêmement variable d'un CSE à l'autre, notamment en fonction de l'importance du Comité ( nombre de bénéficiaires, budgets, etc.).

Le secrétaire du CSE doit pouvoir agir sans délégation lorsqu'il s'agit d'une simple décision courante, néanmoins il ne peut appliquer que les décisions régulièrement prises à la majorité des membres du CSE et et ne peut en aucun cas imposer ses propres décisions sous peine de délit d'entrave.

Pour éviter toutes ambiguïtés, il est préférable que toutes les taches et missions soient décrites le plus précisément possible dans le règlement intérieur du CSE, en distinguant bien ce qui ressort ou pas de la vie courante.

En effet, au delà de la préparation de l'ordre du jour de la réunion du CSE et de la rédaction du Procès-verbal de celle-ci, le secrétaire du CSE doit faire fonctionner quotidiennement le Comité, par exemple :

• C'est lui l'interlocuteur principal de l'employeur et des différents autres partenaires ( inspecteur du travail, médecine du travail, etc.).
• Il organise et anime la  réunion préparatoire en vue de préparer la réunion plénière.
• C'est légitimement lui que les salariés de l'entreprise sollicite en premier pour une multitudes de demandes.
• C'est souvent lui avec le trésorier du CSE qui organise et gère l'aspect administratif, (organisation, archives, etc.).
• En cas de  renouvellement des élus, c'est encore lui qui transmet les différentes informations à la nouvelle équipe.

Pour éviter toute difficulté sur le rôle attribué au secrétaire du CSE, il est préférable que ses missions soient décrites le plus précisément possible dans le règlement intérieur du CSE.

Les lettres arrivant à l’entreprise et destinées au comité, qu’elles soient libellées au nom personnel du secrétaire ou avec la seule mention «Comité d’entreprise» ou «M. le secrétaire du comité d’entreprise», doivent être remises sans délai et non décachetées au secrétaire, puisque c’est lui qui assure «l’administration» courante du comité.

L'affranchissement du courrier du Comité d'Entreprise :

C'est normalement le Comité d'Entreprise qui paye l'affranchissement de son courrier. Généralement cette dépense est imputée sur le budget de fonctionnement. Néanmoins, l'affranchissement des courriers adressés aux bénéficiaires du Comité d'Entreprise dans le cadre des activités sociales et culturelle, devrait être payé avec le budget des activités sociales et culturelles, exemple expédition par le comité d'entreprise d'une convocation pour un voyage, pour une sortie.

Cette pratique peut être également formalisée dans le  règlement intérieur du Comité d'Entreprise.

L'affranchissement du courrier du Comité d'Entreprise par l'entreprise :

Cette pratique devrait faire l'objet d'un accord. L’entreprise peut consentir cette avantage gracieusement, mais elle peut aussi facturer ce service au Comité d'Entreprise. Par contre l’utilisation des services de l'entreprise, comme par exemple une machine à affranchir, par le Comité d'entreprise peut être un élément facilitateur.

L'ouverture du courrier adressée au Comité d'Entreprise et aux membres élus :

Ce courrier ne doit pas être ouvert par l'entreprise, il doit être directement remis aux élus concernés ou directement au secrétaire du Comité pour diffusion auprès de ces collègues.

L'employeur ne doit pas ouvrir le courrier adressé à un élu (ou un salarié) appartenant au Comité d'Entreprise. Une telle pratique est condamnable par le Code pénal :

« Le fait, commis de mauvaise foi, d'ouvrir, de supprimer, de retarder ou de détourner des correspondances arrivées ou non à destination et adressées à des tiers, ou d'en prendre frauduleusement connaissance, est puni d'un an d'emprisonnement et de 45000 euros d'amende.

Est puni des mêmes peines le fait, commis de mauvaise foi, d'intercepter, de détourner, d'utiliser ou de divulguer des correspondances émises, transmises ou reçues par la voie des télécommunications ou de procéder à l'installation d'appareils conçus pour réaliser de telles interceptions.»  Code pénal Article 226-15

Plus globalement, la Cour de cassation a sanctionné la violation du secret des correspondances à travers le droit au respect de la vie privée dont dispose tout salarié, y compris sur son lieu de travail, arrêt Nikon,  Cour de cassation, chambre sociale, 02 octobre 2001, n° 99-42942).

 "... Le salarié a droit, même au temps et au lieu de travail, au respect de l'intimité de sa vie privée ; que celle-ci implique en particulier le secret des correspondances ; que l'employeur ne peut dès lors sans violation de cette liberté fondamentale prendre connaissance des messages personnels émis par le salarié et reçus par lui grâce à un outil informatique mis à sa disposition pour son travail et ceci même au cas où l'employeur aurait interdit une utilisation non professionnelle de l'ordinateur...".

L’employeur ne peut donc pas ouvrir le courrier de ses salariés, qu’il s’agisse d’un courrier “papier” ou d’un courrier électronique dès lors que ce courrier apparaît comme étant un courrier personnel. Ainsi, tout courrier électronique dans l’objet duquel il est indiqué “personnel” ou tout courrier “papier” inséré dans une enveloppe sur laquelle il est indiqué “personnel” ne peut être ouvert par l’employeur.

La diffusion du courrier adressée au Comité d'Entreprise :

La distribution du courrier, une fois arrivé dans l'entreprise, doit être immédiate, l'employeur qui retarde volontairement l'acheminement du courrier du comité est punissable.

L'organisation des modalités de diffusion du courrier adressé au Comité d'Entreprise :

Les modalités de diffusion du courrier peuvent faire l'objet d'un accord ou d'un paragraphe à ajouter dans le règlement intérieur du Comité d'Entreprise, on précisera le délais de distribution et éventuellement la désignation d'un membre élu comme correspondant. C'est luiq ui organise la redistribution des courriers auprès des représentants du personnel.

L'installation d'une boite aux lettres spécifique au Comité d'Entreprise :

Dans ce cas, rapprocher vous de "La Poste" de votre secteur pour évoquer cette solution. Cette possibilité permet de sécuriser le courrier adressé au Comité d'Entreprise et évite des difficultés de distribution interne...

Le secrétaire du Comité d'Entreprise est l’interlocuteur principal de l’employeur au nom des élus du Comité pendant les réunions et en dehors de celles-ci.

Il est aussi l’animateur du Comité d’Entreprise. c'est l’interlocuteur principal des élus.

Il est très souvent l'interlocuteur principal des fournisseurs, des experts, de l’inspecteur du travail.

Et enfin c'est très souvent lui qui est interpellé par les salariés de l’entreprise.

Il y a entrave dès qu'une atteinte est portée à l'exercice des missions du comité d'entreprise en touchant à sa constitution, son fonctionnement, ses droits, moyens et attributions, ses membres, etc.

Les auteurs du délit d'entrave ne sont pas énumérés par le Code du travail. L'employeur, mais un représentant du personnel peut aussi être auteur d'un délit d'entrave.

Par exemple, le secrétaire du Comité d'Entreprise ne peut appliquer que les décisions régulièrement prises à la majorité. Ainsi, le secrétaire qui met à exécution une dépense alors que cette dépense n’a pas été approuvé par le comité d'entreprise, se rend coupable du délit d’entrave au fonctionnement régulier du Comité d'Entreprise.

En effet, la mise en place d’une nouvelle activité sociale et culturelle doit résulter d’une décision collective du Comité d'Entreprise. La proposition de mettre en place une nouvelle activité est soumise à une discussion, comme toute autre question figurant à
l’ordre du jour.

Cette décision doit être prise de préférence au cours d’une réunion du Comité d'Entreprise. Seule une délibération vaut décision officielle engageant le Comité d’Entreprise sur le plan juridique. Le Comité d'Entreprise procède à un vote, selon la jurisprudence, la décision portant sur le choix d’une activité sociale et culturelle constitue une résolution ( Cass. crim., 4 mars 1980, no 79-92.239).

"...une résolution doit, pour être adoptée, avoir recueilli les suffrages de plus de la moitié des personnes composant le comité d'entreprise..."

Cette décision  est donc prise à la majorité des membres présents, ce qui signifie que les abstentions comptent comme des votes négatifs.

Le fait pour un membre du comité d’engager une dépense sans y avoir été autorisé par la majorité du comité est susceptible de constituer un délit d’entrave ( Cass. crim., 4 nov 1988, no 87-91.705). Cette affaire concernait un secrétaire du Comité d'Entreprise qui avait unilatéralement décidé de distribuer des bons d’achat, alors que cette dépense n’avait pas été approuvée par la majorité des membres du comité.

"...Commet le délit d'entrave au fonctionnement régulier du comité d'entreprise le secrétaire de ce comité qui engage une dépense ayant été soumise au vote dudit comité et n'ayant pas été approuvée par la majorité des membres de celui-ci."

Le secrétaire du comité d'entreprise peut être destitué, à tout moment, par le comité d’entreprise,  parfois dans les conditions prévues par le règlement intérieur du comité. La perte du mandat de secrétaire n’entraîne pas pour autant la perte de sa qualité de membre élu du comité.

Les raisons de cette destitution peuvent être multiples et restent à appréciation des élus du comité d'entreprise. La révocation doit se baser sur un motif sérieux et ne pas avoir de caractère insultant ou abusif. Il s’agit d’une mesure interne, souhaitée par la majorité de membres du comité d’entreprise.

• Ordre du jour non respecté
• Absence systématique des procès-verbaux de réunion
• Non respects des décisions collectives discutées en préparatoire
• Engagement de dépenses importantes sans décision et vote des élus..
• Etc

Réunion extraordinaire pour destituer le secrétaire du comité d'Entreprise :

Dans le cas d’une révocation ou d’une destitution, le secrétaire n’acceptera sans doute pas de faire un ordre du jour prévoyant sa destitution. Une réunion extraordinaire devra donc être demandée par la majorité des membres du CE à l’employeur sur l’ordre du jour suivant :

« Point x : Éventuelle destitution du secrétaire du CE de son poste de secrétaire de CE et désignation d’un nouveau secrétaire du CE ».

La convocation à la réunion doit respecter les règles habituelles. Lors de la réunion, seuls les titulaires (ou les suppléants les remplaçant) votent.

Sur un sujet aussi "difficile", un vote à bulletin secret est conseillé. Le procès-verbal de la réunion doit bien entendu indiquer le résultat de l’élection.