Les conséquences de l’absence de pièces comptables pour la comptabilité du CSE

L’objectif des pièces comptables est de pouvoir retracer à tout instant l’ensemble des opérations qui ont affecté l’activité du comité social et économique (CSE. Ainsi, sans les pièces comptables justificatives, il n’est pas possible d’enregistrer une opération dans votre comptabilité.

Les pièces comptables peuvent prendre plusieurs formes : facture d’achat, facture de vente, note de frais, relevés de banque…

Dans le cas où les élus ont des frais de représentation ou des frais de mission, les noms des personnes invitées doivent figurer sur les notes de restaurant.

1.  L’absence des pièces comptables au CSE : Une menace pour la responsabilité et la fiabilité des comptes du CSE

L’absence de pièces comptables, telles que les factures, les reçus, les relevés bancaires et d’autres documents justificatifs, peut entraîner plusieurs risques et problèmes pour un CSE. Voici quelques-uns des principaux risques liés à l’absence de pièces comptables :

1. Inexactitudes comptables : Les pièces comptables servent de base à l’enregistrement précis des transactions financières. Sans ces documents, il peut être difficile de tenir des registres financiers exacts, ce qui peut entraîner des erreurs comptables.
2. Fraude et malversations : L’absence de contrôle rigoureux des pièces justificatives peut créer un environnement propice à la fraude et aux malversations. Dans ce cas, il est possible de manipuler les chiffres et détourner des fonds sans être détectés aussi facilement.
3. Difficultés d’audit : En cas de vérification par l’entreprise des comptes du CSE, l’absence de pièces justificatives peut rendre le processus d’audit plus difficile, prolongé et coûteux. Les auditeurs auront du mal à vérifier l’exactitude des comptes sans documents de soutien.
4. Risques liés à l’URSSAF : L’absence de documentation adéquate peut également entraîner des risques liés à l’URSSAF (Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales). Ces manquements peuvent entraîner des redressements, des sanctions financières et des contentieux avec l’URSSAF.

C’est à l’employeur, et non au CSE, qu’incombe la responsabilité des déclarations et du versement des cotisations sociales afférentes aux avantages alloués par son comité social et économique ne bénéficiant pas d’une mesure d’exonération.

Pour que l’employeur soit en mesure de remplir ses obligations, le CSE doit lui communiquer les éléments nécessaires à la déclaration et au calcul des cotisations.

En cas de contrôle de l’employeur par l’URSSAF, le CSE :

• Est tenu de mettre à la disposition de l’entreprise les documents comptables nécessaires à la réalisation du contrôle ;
• Doit être en capacité de produire une comptabilité détaillée assortie de justificatifs, les budgets de fonctionnement et d’œuvres sociales devant être distincts.

5. Perte de crédibilité : L’incapacité à fournir des pièces justificatives peut nuire à la crédibilité du CSE auprès de l’entreprise.
6. Prise de décision inefficace : Les pièces comptables sont essentielles pour suivre le budget du CSE et prendre des décisions éclairées. Sans ces informations, il peut être difficile de savoir quel est la participation réelle du CSE sur certaines activités sociales.

2.    Le risque pour le CSE

En tant que personne morale, le Comité Social et Économique engage sa responsabilité civile et pénale concernant la gestion des comptes du CSE.

Attention : Ce n’est pas le trésorier qui est responsable de ces actes sur ses biens personnels, c’est le Comité Social et Économique qui est civilement responsable et non le trésorier du CSE.

1.    Pour minimiser ces risques, il est essentiel de :

• De conserver soigneusement toutes les pièces justificatives (10 ans)
• De mettre en place des procédures internes solides pour la gestion des documents comptables (par exemple associé l’écriture comptable et la pièce comptable.
• De ne pas payer de facture sans pièces comptables.