Un employeur sanctionné pour non-mise à jour de la BDESE

Un employeur sanctionné pour non-mise à jour de la BDESE

Mi-septembre une entreprise a été sanctionnée pour ne pas avoir mis à jour sa BDES (désormais BDESE) en ne communiquant pas certaines informations prévisionnelles et des données financières. Pour être utilisée la BDESE doit être à jour, dans le cas contraire cela n’a pas de sens pour les représentants du personnel et pas d’intérêt.

La fréquence de mise à jour de la BDESE peut être définie par un accord d’entreprise majoritaire ou en l’absence de délégué syndical un accord entre l’employeur et le comité social et économique (CSE) adopté à la majorité des titulaires. Si rien n’a été négocié sur le sujet, la BDESE doit au moins être mise à jour avant :

  • les 3 grandes consultations en principe ;
  • les informations trimestrielles délivrées dans les entreprises d’au moins 300 salariés.

Base de Données Economiques et SocialesL’important étant que les représentants du personnel aient eu cette information suffisamment tôt pour préparer leur consultation et avant que ne démarre le délai de consultation qui leur est accordé.

Une décision du Tribunal judiciaire de Nanterre (ordonnance de référé du 16 septembre 2021) réaffirme ce principe et condamne un employeur.  Dans cette affaire, un CSE avait désigné un expert-comptable, dans le cadre de la consultation sur les orientations stratégiques. Les élus et l’expert ont demandé la mise à disposition des informations économiques et sociales de la BDES à l’employeur. Selon eux, les documents mis à disposition n’étaient pas à jour. Il manquait notamment les perspectives sur les trois années à venir.

L’employeur ne s’est pas exécuté et a estimé avoir suffisamment donné d’informations pour mener l’expertise à bien.

Pour le juge judiciaire, les documents présentés n’intégraient aucune donnée financière alors que l’entreprise doit fournir des données prévisionnelles sur les flux financiers de l’entreprise, permettant aux représentants du CSE de rendre un avis éclairé. En l’espèce l’entreprise a été condamnée à compléter la BDES et à communiquer à l’expert les données manquantes dans un délai de 15 jours avec aune astreinte s’élevant à 5000 euros par jour de retard. Si c’est la voie du référé qui a ici été choisie, les représentants du CSE avaient également la possibilité d’agir en délit d’entrave à leur fonctionnement ce qui expose l’employeur à 7500 euros d’amende. Source : Tribunal judiciaire de Nanterre, ordonnance de référé, 16 septembre 2021, N° RG 21/00773

Faq – Les prérogatives économiques du CSE

Faq – Les prérogatives économiques du CSE

Quelles sont les informations à transmettre au comité social et économique (CSE) ?

Les indicateurs ainsi que la note globale sont mis à la disposition du comité social et économique (CSE), via la base de données économiques et sociales. Les résultats sont présentés, pour le premier indicateur relatif à l’écart de rémunération entre les femmes et les hommes, par catégorie socioprofessionnelle, niveau ou coefficient hiérarchique ou selon les niveaux de la méthode de cotation des postes de l’entreprise, ainsi que par tranches d’âge. Les résultats des indicateurs relatifs au écarts de taux d’augmentations sont présentés par catégorie socioprofessionnelle. Le CSE est destinataire a minima de toutes les informations transmises à la DIRECCTE.

Conformément à l’article D. 1142-5 du code du travail, les informations mentionnées ci-dessus sont accompagnées de toutes les précisions utiles à leur compréhension, notamment relatives à la méthodologie appliquée, la répartition des salariés par catégorie socio-professionnelle ou selon les niveaux de la méthode de cotation des postes de l’entreprise et, le cas échéant, des mesures de correction envisagées ou déjà mises en œuvre.

Dans le cas où certains indicateurs ne peuvent pas être calculés, l’information du CSE sur les indicateurs doit quand même être assurée et est accompagnée de toutes les précisions expliquant les raisons pour lesquelles les indicateurs n’ont pas pu être calculés.

Lorsque l’entreprise a plusieurs établissements, à quel niveau le CSE doit-il être consulté ?

Lorsque l’entreprise a plusieurs établissements, c’est le CSE central qui doit être consulté.

Comment mettre en place la commission de l’égalité professionnelle ?

Pour mettre en place une commission de l’égalité professionnelle, il faut inscrire le point à l’ordre du jour réunion ordinaire du Comité d’Entreprise. Lors de cette réunion, la composition et les règles de fonctionnement doivent être soumises au vote. Les modalités du règlement de la commission de l’égalité professionnelle peuvent être intégrée dans le Règlement Intérieur du CSE. Les décisions sont acquises à la majorité des voix des membres présents ayant le droit de vote (titulaires).

Dans quels délais l’entreprise doit elle transmettre ses résultats à son CSE suite à la publication de l’Index ?

L’entreprise transmet les résultats à son CSE en amont de la première réunion qui suit la publication de l’Index. Un modèle de transmission des données au CSE sera mis à disposition sur le site du ministère du travail : ce modèle est facultatif, l’entreprise étant libre d’en choisir un autre dès lors qu’elle respecte les conditions posées par l’article D.1142-5 du code du travail.

En cas de modification des données transmises aux services de l’inspection du travail, le CSE doit être à nouveau informé.

Quelles sont les modalités de transmission des résultats au comité social et économique lorsque l’entreprise a plusieurs établissements ?

L’Index est calculé au niveau de l’entreprise : les résultats seront donc transmis au CSE central selon les modalités définies à l’article D.1142-5, via la base de données économiques et sociale (accessible a minima aux membres élus du CSE).

Quelles formalités liées à la mise en place de la BDESE

Dans certaines entreprises, la BDES a fait l’objet d’un aménagement par accord d’entreprise. Dans ce cas, passer de la BDES à la BDESE va conduire obligatoirement l’employeur à demander l’ouverture d’une négociation pour modifier l’accord et l’adapter suite au passage à la BDESE.

BDESE – Quelles informations relatives à l’environnement

A ce jour, faute de parution d’un décret adaptant les listes supplétives d’informations à intégrer dans la base, on ne sait pas quelles informations environnementales devront y figurer en l’absence de négociation. Mais une chose est sûre, les entreprises pourront choisir les informations environnementales à faire ou non figurer dans la base. Néanmoins, les informations doivent permettre aux élus de rendre un avis éclairé lors des consultations.

BDESE : une mise en place quand ?

La loi « climat et résilience » du 22 août 2021 a été publiée au Journal officiel le 24 août 2021. Elle est donc entrée en application le 25 août dernier. La BDES devient la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). Ce changement de nom, qui s’accompagne de changements sur le contenu de la base, prend effet officiellement dès la publication de la loi « climat et résilience ».

Que faire quand un déménagement est annoncé dans mon entreprise ?

L’employeur doit ouvrir une procédure en vue de la consultation du CHSCT/CSE sur un projet de déménagement. Vous devez obtenir des informations. L’aménagement des espaces de travail renvoie à la réglementation et à différentes normes (NF, données ergonomiques … ).

Lors d’un CSE avec consultation, les représentants du personnel ont-ils le droit de ne pas voter et de refuser d’émettre un avis ?

La consultation du CSE doit précéder les décisions de l’employeur (C. trav. art. L 2312-14).

Rappelons que pour lui permettre de formuler un avis motivé, le CSE dispose d’informations précises et écrites transmises par l’employeur et de la réponse motivée du chef d’entreprise à ses propres observations (C. trav. art. L 2312-15, al. 2). L’information fournie aux représentants du personnel doit permettre de donner un avis éclairé sur celui-ci. La consultation doit être utile et loyale au regard des implications du projet, elle doit donc être suffisamment détaillée pour que le comité puisse se prononcer en ayant une vision satisfaisante des objectifs poursuivis, des moyens pour y parvenir et des conséquences en termes d’emploi.

La consultation doit donner lieu à une discussion, à un échange de points de vue et non pas à une simple information. Il appartient à l’employeur de présenter les informations qui ont été transmises aux membres du comité. Au cours de la discussion, il doit fournir des réponses motivées aux questions essentielles de nature à conditionner la prise de position du comité. L’employeur satisfait à son obligation légale s’il ressort des procès-verbaux des réunions qu’il a fourni des réponses claires et précises sur l’ensemble des questions posées par les membres du comité.

Le CSE doit disposer d’un délai d’examen suffisant, afin d’exercer utilement sa compétence, en fonction de la nature et de l’importance des questions qui lui sont soumises.
À leur expiration, si le comité n’a pas rendu d’avis, il est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif (C. trav. art. L 2312-16).

Si les représentants du CSE ne souhaitent pas participer à la consultation car le ils ne disposent pas suffisamment d’information, le CSE peut saisir le président du tribunal judiciaire selon la procédure accélérée au fond pour qu’il ordonne la communication par l’employeur des éléments manquants (C. trav. art. L 2312-15).

Le CSE doit-il être consulté lors de recrutement de nouveaux collaborateurs ?

Le code du travail n’impose pas à l’employeur d’informer le CSE des postes créés ou qui se libèrent dans l’entreprise.
Le choix du candidat recruté est librement choisi par l’employeur, par contre il est interdit de refuser de recruter un(e) candidat(e) pour des raisons discriminatoires (État de santé, grossesse, handicap, etc.).

Les méthodes et techniques d’aide au recrutement mises en œuvre doivent être portées à la connaissance du comité social et économique (CSE). Ces méthodes et techniques d’aide au recrutement ou d’évaluation des candidats doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie. Le recours, notamment, à l’astrologie, la graphologie ou la numérologie est interdit, sauf justifications pertinentes.

Quel est le rôle des représentants du personnel dans le cadre de la commission de l’égalité professionnelle ?

A défaut d’accord, le comité social et économique (CSE) est consulté chaque année sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi et, notamment, sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. L’ensemble des informations que l’employeur met à disposition du CSE, qui serviront notamment dans le cadre de ces consultations, est rassemblé dans une base de données économiques et sociales (BDES) ; ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment ceux permettant de mesurer les écarts de rémunération.

L’obligation de négocier dans l’entreprise

Dans les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales d’organisations représentatives, (et où sont désignés un ou plusieurs délégués syndicaux), l’employeur engage tous les ans (ou au moins une fois tous les quatre ans si un accord collectif portant sur la périodicité des négociations obligatoires a été conclu) :

  • Une négociation sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, portant notamment sur les mesures visant à supprimer les écarts de rémunération, et la qualité de vie au travail. L’accord éventuellement conclu à l’issue de cette négociation devra répondre aux conditions fixées à l’article R. 2242-2 du Code du travail.

Contenu de la négociation en présence d’écarts de rémunération constatés entre les femmes et les hommes
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, lorsque les résultats obtenus par l’entreprise (« Index de l’égalité Femmes-Hommes ») au regard des indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes et aux actions mises en œuvre pour les supprimer, se situent en-deçà du niveau de 75 points fixé par l’article D. 1142-6 du Code du travail, la négociation sur l’égalité professionnelle mentionnée au 2°de l’article L. 2242-1 du Code du travail doit également porter sur les mesures adéquates et pertinentes de correction et, le cas échéant, sur la programmation, annuelle ou pluriannuelle, de mesures financières de rattrapage salarial. En l’absence d’accord prévoyant de telles mesures, celles-ci seront déterminées par décision de l’employeur, après consultation du CSE.

Un représentant seul présent lors d’une réunion peut-il rendre un avis au nom du CSE ?

La loi ne prévoit aucun quorum pour valider le vote d’un avis du comité. En conséquence, il suffit qu’un seul élu exprime un vote favorable ou défavorable lors de la réunion plénière pour que l’employeur puisse considérer la procédure de consultation comme terminée et le vote exprimé comme position officielle du CSE.

Absence de BDES, quelles sanctions ?

Attention, en cas de BDES manquante, incomplète ou non mise à jour, le CSE, un représentant du personnel, un syndicat ou l’inspection du travail peut saisir le Tribunal de Grande Instance (TGI) pour ordonner à l’employeur la mise en place de la BDES ou la communication des éléments qui font défauts. L’amende pour délit d’entrave d’une personne physique est de 7 500€. Si la responsabilité d’une personne morale est retenue, l’amende passe à 37 500€ et peut atteindre 75 000€ en cas de récidive. Une astreinte par jour de carence peut aussi être appliquée (ex : 1 000€ par jour de retard).

La BDES devient la BDESE et s’enrichit d’un nouveau thème

La BDES devient la BDESE et s’enrichit d’un nouveau thème

La base de données économiques et sociales (BDES) est rebaptisée base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE)

Ces dispositions, introduites par un amendement de la rapporteuse du projet de loi à l’Assemblée nationale, permettent de consacrer le rôle de la base en matière d’information sur les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.

Article L2312-18 : Une base de données économiques, sociales et environnementales rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du comité social et économique. Ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les écarts de rémunération et les informations sur la méthodologie et le contenu des indicateurs prévus à l’article L. 1142-8.

Les éléments d’information transmis de manière récurrente au comité sont mis à la disposition de leurs membres dans la base de données et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au comité, dans les conditions et limites fixées par un décret en Conseil d’Etat.

Lorsque les dispositions du présent code prévoient également la transmission à l’autorité administrative des rapports et informations mentionnés au deuxième alinéa, les éléments d’information qu’ils contiennent sont mis à la disposition de l’autorité administrative à partir de la base de données et la mise à disposition actualisée vaut transmission à cette autorité.

 

Simultanément, un nouveau thème, intitulé « conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise », vient s’ajouter aux thèmes existants :

 

La BDES devient la BDESE et s'enrichit d'un nouveau thèmeLe nouveau thème « conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise » se retrouve dans le BDES conventionnelle, c’est-à-dire mise en place par accord (C. trav. art. L 2312-21 modifié le 25 août 2021) ou dans la BDES supplétive, mise en place en l’absence d’accord (C. trav. art. L 2312-36 modifié le 25 août 2021).

 
La base de données comporte au moins les thèmes suivants : l’investissement social, l’investissement matériel et immatériel, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise, les fonds propres, l’endettement, l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l’entreprise et les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.
 
 

 
Base de données économiques et sociales

Base de données économiques et sociales

Obligation de mettre à disposition des représentants du personnel de l’entreprise une base de données économiques et sociales (BDES) :

L’employeur est dans l’obligation, dans certaines conditions, de mettre à disposition des représentants du personnel de l’entreprise une base de données économiques et sociales (BDES), appelée communément base de données unique (BDU) qui rassemble les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. Elle contribue à donner une vision claire et globale de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise.

La mise en place de la BDES est obligatoire pour les entreprises dont l’effectif est de plus de 50 salariés.

Une base de données économiques et sociales rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes :

 Article L2312-18

base de données économiques et socialesUne base de données économiques et sociales rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du comité social et économique. Ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les écarts de rémunération.

Les éléments d’information transmis de manière récurrente au comité sont mis à la disposition de leurs membres dans la base de données et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au comité, dans les conditions et limites fixées par un décret en Conseil d’Etat.

Lorsque les dispositions du présent code prévoient également la transmission à l’autorité administrative des rapports et informations mentionnés au deuxième alinéa, les éléments d’information qu’ils contiennent sont mis à la disposition de l’autorité administrative à partir de la base de données et la mise à disposition actualisée vaut transmission à cette autorité.

La négociation de la base de données économiques et sociales :

 Article L2312-21 :

Un accord d’entreprise conclu dans les conditions prévues au premier alinéa de l’article L. 2232-12 ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le comité social et économique, adopté à la majorité des membres titulaires de la délégation du personnel du comité, définit :

1° L’organisation, l’architecture et le contenu de la base de données économiques et sociales ;

2° Les modalités de fonctionnement de la base de données économiques et sociales, notamment les droits d’accès et le niveau de mise en place de la base dans les entreprises comportant des établissements distincts, son support, ses modalités de consultation et d’utilisation.

La base de données comporte au moins les thèmes suivants : l’investissement social, l’investissement matériel et immatériel, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise, les fonds propres, l’endettement, l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l’entreprise.

L’accord peut également intégrer dans la base de données les informations nécessaires aux négociations obligatoires prévues à l’article L. 2242-1, au 1° de l’article L. 2242-11 ou à l’article L. 2242-13 et aux consultations ponctuelles du comité social et économique prévues à l’article L. 2312-8 et à la sous-section 4.

L’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la base de données sont tels qu’ils permettent au comité social et économique et, le cas échéant, aux délégués syndicaux d’exercer utilement leurs compétences.

A défaut d’accord prévu à l’alinéa premier, un accord de branche peut définir l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la base de données économiques et sociales dans les entreprises de moins de trois cents salariés.

Quelles sont les dispositions applicables à défaut d’accord ? (dispositions « supplétives ») au sujet de la base de données économique :

 Article L2312-23 :

En l’absence d’accord prévu à l’article L. 2312-21, la base de données économiques et sociales est mise en place dans les conditions définies ci-dessous.

C’est à dire,  la base de données comporte au moins les thèmes suivants : l’investissement social, l’investissement matériel et immatériel, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise, les fonds propres, l’endettement, l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l’entreprise.

Dispositions supplétives au sujet de la base de données économiques et sociales :

 Article L2312-36 :

En l’absence d’accord prévu à l’article L. 2312-21, une base de données économiques et sociales, mise régulièrement à jour, rassemble un ensemble d’informations que l’employeur met à disposition du comité social et économique.

La base de données est accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique ainsi qu’aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique central d’entreprise, et aux délégués syndicaux.

Les informations contenues dans la base de données portent sur les thèmes suivants :

1° Investissements : investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail), investissement matériel et immatériel et, pour les sociétés mentionnées aux I et II de l’article L. 225-102-1 du code du commerce, les informations en matière environnementale présentées en application du III du même article ;

2° Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise : diagnostic et analyse de la situation comparée des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l’entreprise en matière d’embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l’entreprise, part des femmes et des hommes dans le conseil d’administration ;

3° Fonds propres et endettement ;

4° Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;

5° Activités sociales et culturelles ;

6° Rémunération des financeurs ;

7° Flux financiers à destination de l’entreprise, notamment aides publiques et crédits d’impôts ;

8° Sous-traitance ;

9° Le cas échéant, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Ces informations portent sur les deux années précédentes et l’année en cours et intègrent des perspectives sur les trois années suivantes.

Le contenu de ces informations ainsi que les modalités de fonctionnement de la base sont déterminés par un décret en Conseil d’Etat, le contenu pouvant varier selon que l’effectif de l’entreprise est inférieur ou au moins égal à trois cents salariés.

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique, du comité social et économique central d’entreprise et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

En absence d’information dans la BDES, le délai de consultation du CE sur les orientations stratégiques ne court pas :

 Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 28 mars 2018, 17-13.081 : Le délai de consultation du comité d’entreprise commence qu’à compter de la communication des documents prévus par la loi ou l’accord collectif, décide la Cour de cassation dans un arrêt du 28 mars dernier.

Un comité d’entreprise est informé et consulté sur les orientations stratégiques de l’entreprise, puis, entre mars et juin 2015, sur un projet de réorganisation.
Le comité d’entreprise saisit le président du tribunal de grande instance statuant en la forme des référés pour lui demander, d’une part, de constater que le délai de consultation sur les orientations stratégiques n’a pas couru, faute pour l’employeur d’avoir mis à disposition les documents d’information nécessaires dans la base de données économiques et sociales (BDES), d’autre part d’ordonner la production de documents complémentaires dans le cadre de la consultation sur la réorganisation et de prolonger d’un mois le délai de cette consultation.
La cour d’appel déclare ces demandes irrecevables, estimant qu’en saisissant le juge plus de 4 mois après la communication par l’employeur d’informations qu’il jugeait insuffisantes sur les orientations stratégiques du groupe, le comité a agi au-delà du délai de consultation préfix prescrit par les dispositions légales.
La décision est cassée par la Cour de cassation. En effet, le comité d’entreprise dispose, pour émettre des avis et vœux, d’un délai d’examen suffisant fixé par accord ou, à défaut, par la loi. Lorsque les éléments d’information ne sont pas suffisants, les élus peuvent saisir le président du tribunal de grande instance pour qu’il ordonne la communication par l’employeur des éléments manquants. Cependant, lorsque la loi ou l’accord collectif prévoit la communication ou la mise à disposition de certains documents, le délai de consultation ne court qu’à compter de cette communication. Tel est le cas, dans le cadre de la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise, de la base de données économiques et sociales (BDES) qui est le support de préparation de cette consultation.

La solution retenue dans cet arrêt pour le comité d’entreprise devrait être transposable au comité social et économique (CSE), et également transposable aux autres consultations récurrentes du CSE, consultation sur la situation économique et financière et consultation sur la politique sociale de l’entreprise.

Accessibilité :

L’employeur a la charge de concevoir, élaborer, mettre en place et maintenir à jour la BDES, et en définir les modalités d’accès, de consultation, d’utilisation et d’actualisation.Il est possible que ces modalités fassent l’objet d’un accord collectif. La base de données est tenue à la disposition des personnes habilitées à la consulter sur un support informatique ou papier.

La BDES doit être accessible en permanence aux :

  • membres du CSE
  • membres du CSE Central
  • délégués syndicaux,

La BDES est accessibles par les titulaires et les suppléants. Il est conseillé de préparer un accès pour l’inspection du travail, en effet certaines rapports sont normalement accessibles par l’inspection du travail, idem pour les experts du CSE.

Actualisation de la base de données unique :

Les différentes informations contenues dans la base de données unique doivent être actualisées régulièrement afin de correspondre au mieux à la réalité économique de l’entreprise. La base de données unique doit être mise à jour au moins dans le respect des périodicités du Code du travail. Chaque trimestre, l’entreprise doit veiller à ce que notamment les données suivantes soient mises à jour :

  • la situation financière de l’entreprise, à savoir
    • l’évolution générale des commandes et de la situation financière,
    • l’exécution des programmes de production,
    • les retards éventuels dans le paiement, par l’entreprise, des cotisations de sécurité sociale ou des cotisations dues aux institutions de retraite complémentaire.

Ces informations doivent figurer dans la rubrique « Investissement matériel et immatériel ».

  •  les conditions de travail dans l’entreprise, à savoir :
    • les mesures envisagées en matière d’amélioration, de renouvellement ou de transformation de l’équipement ou des méthodes de production et d’exploitation et de leurs incidences sur les conditions de travail et d’emploi,
    • les éléments qui ont conduit à faire appel à des contrats de travail à durée déterminée, à des contrats de mission conclus avec une entreprise de travail temporaire ou à des contrats conclus avec une entreprise de portage salarial,
    • le nombre de stagiaires accueillis dans l’entreprise, des conditions de leur accueil et des tâches qui leur sont confiées.

Ces informations doivent figurer dans la rubrique « Investissement social ».

  • l’emploi. C’est-à-dire :
    • la conclusion de contrats initiative-emploi,
    • le bilan de l’ensemble des embauches et des créations nettes d’emplois effectuées dans ce cadre,
    • l’évolution des effectifs et le nombre des salariés en CDD.

Ces informations doivent figurer dans la rubrique « Investissement social ».

D’autres mises à jour sont annuelles.

Chaque année, doivent être actualisées les données concernant :

  • l’emploi des handicapés. En effet chaque année il faut faire une déclaration d’emploi des travailleurs handicapés ;
  • la formation professionnelle. Le plan de formation apparait dans la rubrique « Investissement social » ;
  • le rapport sur l’hygiène et la sécurité ;
  • les informations sur l’utilisation du crédit d’impôt pour la compétitivité et pour l’emploi ;
  • les accords de participation et d’épargne salariale, et ce avant le 30 juin de chaque année ;
  • le bilan social.

Obligation de discrétion :

L’ensemble des personnes ayant accès à la base de données a une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

  • Elle est considérée comme confidentielle, si sa diffusion est de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise.
  • Néanmoins, elle n’est pas confidentielle, si elle est déjà largement connue du public ou des salariés de l’entreprise.

Si la a base de données ne contient aucune donnée nominative, il est possible de la mettre en place sans que l’employeur adresse une déclaration préalable à la CNIL

Toutefois, si l’employeur décide d’insérer des données nominatives, il doit procéder à cette déclaration préalable. Elle devra également être établie si l’accès à la BDES par les représentants du personnel nécessite, par exemple, un code d’accès avec des informations nominatives, un traçage de navigation…

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