Les déplacement des élus du CSE Archives - Comité Social et Economique

Assistance lors d’un entretien préalable : Vos droits au remboursement des frais de déplacement

19 septembre 2023

Lorsqu’un salarié est convoqué à un entretien préalable en vue d’un éventuel licenciement, il a le droit d’être accompagné. Le choix de l’assistant revient au salarié, qui peut opter pour n’importe quel collègue, qu’il soit élu ou non au sein du Comité Social et Économique (CSE). En pratique, c’est souvent un représentant du personnel qui assume ce rôle, en particulier s’il est expérimenté dans les procédures disciplinaires et les licenciements.

L’objectif de cette assistance est d’assurer que l’entretien se déroule conformément aux règles établies, ce qui revêt une grande importance pour le salarié concerné.

La question qui se pose concerne la prise en charge des frais engagés par l’assistant. Si vous êtes un élu du personnel confronté à cette situation, sachez que votre employeur est tenu d’assurer le maintien de votre rémunération pendant la mission d’assistance. Il ne peut pas déduire cette période indemnisée de votre crédit d’heures de délégation.

Si vous devez faire face à des frais exceptionnels liés à votre déplacement pour assister à l’entretien préalable, votre employeur est également tenu de vous rembourser la totalité de ces frais. Cette règle s’applique même si l’assistant n’est pas un représentant du personnel.

Une décision récente de la Cour de cassation a confirmé que tout salarié qui assiste un collègue lors d’un entretien préalable ne doit en aucun cas subir une perte de rémunération en raison de cette assistance. Par conséquent, l’employeur est légalement tenu de répondre favorablement à une demande de remboursement des frais de déplacement engagés pour assister des salariés lors d’entretiens préalables.

Cour de cassation, chambre sociale, 6 septembre 2023, n° 22-14.184

Rémunération du temps de trajet pris en dehors de l’horaire normal de travail et effectué en exécution des fonctions représentatives

19 mai 2022

Le représentant syndical au comité d’entreprise ne devant subir aucune perte de rémunération en raison de l’exercice de son mandat, le temps de trajet, pris en dehors de l’horaire normal de travail et effectué en exécution des fonctions représentatives, doit être rémunéré comme du temps de travail effectif pour la part excédant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail.

En l’espèce, un représentant du personnel sollicitait un rappel de salaires afin d’obtenir le paiement de son temps de déplacement effectué en dehors de son horaire normal de travail, pour se rendre aux réunions du comité central d’entreprise organisée en région parisienne à l’initiative de l’employeur, et de la part excédant le temps normal de déplacement entre son domicile et son lieu de travail habituel situés dans le Sud-Est de la France.

La Chambre Sociale de la Cour de cassation a réaffirmé sa jurisprudence selon laquelle le temps de trajet, pris en dehors de l’horaire normal de travail et effectué en exécution des fonctions représentatives, doit être rémunéré comme du temps de travail effectif pour la part excédant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail. Aucune contrepartie sous forme de repos n’est, ainsi, admise.

Par cet arrêt, la Cour rappelle expressément, à l’appui de l’article L.2315-12 du Code du travail ¹, que le représentant du personnel ne doit subir aucune perte de salaire en raison de l’exercice de son mandat.

Sources :

Faq – Les déplacements des représentants du CSE

6 octobre 2021

Tout
Déplacement des représentants du CSE

La société dispose de plusieurs sites. Dans le cadre d’un déplacement sur un site distant à la demande de salariés, le secrétaire du CSE doit-il informer le responsable de ce site de son arrivée dans les locaux ?

Pour l’exercice de leurs fonctions, les représentants du personnel peuvent, durant les heures de délégation, se déplacer hors de l’entreprise. Ils peuvent également, tant durant les heures de délégation qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement dans l’entreprise et y prendre tous contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès d’un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés, (C. trav., art. L. 2315-14).

Néanmoins, vous pouvez simplement informer de votre visite le responsable du site concerné. Il ne s’agit pas d’une demande d’autorisation mais simplement d’une information.

Possible de rembourser des déplacement syndicaux avec le budget de fonctionnement ?

Dans une jurisprudence du 27 mars 2012, la Cour de Cassation rappelle que « si le comité d’entreprise décide librement de l’utilisation des fonds reçus au titre de son budget de fonctionnement, ses dépenses doivent s’inscrire dans le cadre du fonctionnement du comité d’entreprise et de ses missions économiques ». Ainsi, le CE avait, à tort, voté des enveloppes budgétaires pour les abonnements à la presse syndicale des membres du CE et des délégués syndicaux.

Il existe une nécessité d’un lien de la dépense avec les missions légales du CSE, en particulier le budget de fonctionnement doit satisfaire exclusivement aux besoins de l’institution CSE, indirectement, des salariés.

Un représentant du CSE ayant un procès verbal de stationnement durant son déplacement, le CSE est-il tenu de le rembourser ?

La loi prévoit que le titulaire du certificat d’immatriculation du véhicule est responsable pécuniairement des infractions à la réglementation du Code de la route (C. route, art. L.121-2). De fait, si le véhicule appartient au salarié qui l’utilise à titre professionnel, c’est à lui d’assumer les conséquences d’une infraction.

Le CSE est-il tenu de rembourser les frais de déplacement d’un élu vers son union syndicale ?

Lorsque le déplacement entre dans les prérogatives du CSE, il peut faire l’objet d’un remboursement. Exemple : un rendez-vous chez l’avocat du CSE, chez un fournisseur, sur un salon professionnel, avec l’inspecteur du travail, etc…
Les juges ont plusieurs fois précisé que le déplacement pris en charge par le CSE sur le budget de fonctionnement doit :
• être en relation avec le mandat d’élu du CSE,
• avoir fait l’objet d’un vote ou avoir été précisé dans une clause du règlement intérieur du CSE.

Si le déplacement est directement lié au mandat du représentant du CSE (exemple consultation du juriste du syndicat pour une question du CSE) le remboursement est justifié. Par contre si le déplacement est lié à une réunion syndicale sans lien avec les problématiques du CSE, le remboursement n’est pas justifié.

Reconnaissons que la frontière entre les deux cas est parfois difficile à justifier, de nombreuses interprétations sont possibles… Nous vous conseillons d’évoquer les règles de remboursement préalablement en intégrant celles-ci dans le règlement intérieur du CSE.

Un accord collectif peut-il déterminer et limiter les modes de transport pour aller aux réunions du CSE ?

En effet, un accord collectif peut déterminer et limiter les modes de transport devant être utilisés par les représentants du personnel pour se rendre aux réunions des instances, sauf sujétion particulière injustifiée, Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 11 septembre 2019, 17-14.623.

Un représentants du CSE peut-il utiliser ses heures de délégation pendant un arrêt de travail ?

Un arrêt de travail ne suspend pas le mandat d’un représentant du personnel, mais pour faire valoir l’indemnisation des heures qui y sont consacrées pendant cette période d’arrêt, il faut cependant que le médecin traitant ait autorisé cette activité de représentation, décision de la Cour de cassation le 21 mars 2014.

L’attribution des indemnités journalières est subordonnée à l’obligation pour le bénéficiaire de s’abstenir de toute activité non autorisée, la chambre mixte (chambre sociale, criminelle et deuxième chambre civile) énonce que l’activité de représentant du personnel n’est pas suspendue par la maladie et que les heures de délégation déposées durant cette période n’ouvrent droit à indemnisation que si l’exercice de l’activité de représentant du personnel a été préalablement autorisé par le médecin traitant (Cass. ch. mixte, 21 mars 2014, n° 12-20002 et n° 12-20003).

La Cour de cassation reconnaît que seul le médecin traitant est à même d’évaluer la capacité physique du salarié à exercer son activité de représentant du personnel. Faute, pour le représentant du personnel, de justifier d’une autorisation du médecin traitant d’exercer son mandat, il s’expose au risque de perdre le bénéfice des indemnités journalières et de ne pas pouvoir prétendre au paiement par l’employeur des heures de délégation déposées.

Faut-il informer l’employeur lorsque un élu souhaite sortir de l’entreprise, dans le cadre de son mandat ?

L’employeur ne peut pas exercer de contrôle sur les modalités de déplacement d’un élu.

Attention, un départ soudain perturbant la marche de l’entreprise est abusif. L’information doit se faire dans un délai suffisant pour pouvoir permettre d’organiser le travail pendant l’absence, (Cour de cassation, Chambre sociale, du 12 février 1985, 82-41.647).

L’employeur peut-il demander d’indiquer sur le bon de délégation le motif de sortie de l’entreprise ?

L’utilisation des bons de délégation ne doit pas permettre à l’employeur de contrôler les sorties des représentants du CSE. L’employeur ne peut pas surveiller les déplacements en demandant d’indiquer le motif sur les bons de délégation. Ceux-ci permettent uniquement d’effectuer le décompte des heures de délégation.

Frais de déplacement des élus du CSE

12 mai 2019

remboursement des frais de déplacement des élu du CSE

Les élus du CSE ont besoin de se déplacer dans le cadre de leurs missions. Qui doit les prendre en charge, l’employeur ou le CSE avec son budget de fonctionnement (0,2%) ? La prise en charge n’est abordée ni par le Code du travail, ni par les ordonnances, sur la mise en place du CSE. Il faut donc se référer à la jurisprudence existante.

Frais de déplacement pour se rendre aux réunions du CSE :

Que la réunion soit organisée à l’initiative de l’employeur ou être une réunion exceptionnelle à la demande de la majorité des membres du CSE, les frais de déplacements des membres du CSE doivent être remboursés par l’employeur, Cour de Cassation, Chambre sociale, du 22 mai 2002, 99-43.990. Pour se rendre à la réunion mensuelle du CSE ou à une réunion exceptionnelle, les frais de déplacement, d’hébergement , de repas sont à faire financer par votre employeur, En effet, ces frais ne peuvent être imputés sur la subvention de fonctionnement du CE Cass. soc., 15 mai 2001, n° 99-10.127. Les mêmes règles s’appliquent pour le CSE central, le CSE européen et le CSE de la société européenne. Constitue le délit d’entrave au fonctionnement régulier du CSE, le refus de l’employeur de prendre en charge les frais de déplacement des salariés affectés sur des sites éloignés lorsqu’il les convoque à une réunion au siège social, dès lors qu’un tel refus a pour effet de restreindre les déplacements de ces salariés et d’empêcher ainsi leur participation aux réunions des institutions susvisées Cass. crim., 22 nov. 2005, n° 04-87.451. Par contre, pour l’ensemble des autres déplacements liés à l’activité des élus dans le cadre de leur mandat, les frais de déplacement sont à prendre en charge sur le budget de fonctionnement (0.2%). Pour une plus grande transparence, il est conseillé de mettre en place des procédures ou définir des règles précises de fonctionnement dans le règlement intérieur du CSE.

Remboursement des frais de déplacement pour assister aux différentes commissions :

Dans un arrêt du 17 octobre 2018, la Cour de cassation a précisé les conditions de prise en charge des frais des représentants du personnel lorsqu’ils participent à des réunions au titre de leurs mandats. La cour précise que l’employeur n’est pas tenu de prendre en charge les frais de déplacement et d’hébergement présentes pour se rendre aux réunions des commissions internes au comité d’entreprise, dès lors que les réunions de ces commissions ne sont pas légalement obligatoires ou ne sont pas organisées à l’initiative de l’employeur (Cass. Soc. 17 octobre 2018 n°17-13256). Ces frais sont donc à la charge des représentants du personnel.

Frais de déplacement pour se rendre aux réunions préparatoires du CSE ou au réunion à l’initiative du CSE :

Les réunions préparatoires ne sont pas organisées à l’initiative de l’employeur, il ne finance donc pas le coût de ces déplacements. C’est le budget de fonctionnement du CSE qui sera utilisé pour financer les réunions préparatoires.

Les autres déplacements des élus du CSE :

Les différentes dépenses occasionnées par les déplacements des élus (frais de transport, d’hébergement et de restauration ) sont prises en charge sur les budgets du CSE, exemple :

Rencontre avec des prestataires ;
Déplacement sur un salon professionnel ;
Rencontre de salariés sur un autre site ;
Déplacement pour se rendre à une formation ;
Etc.

Si le déplacement se rapporte à une activité sociale et culturelle, les frais engagés seront remboursés avec le budget des Activités sociales et Culturelles, par exemple, rencontre avec un voyagiste pour préparer une sortie, un voyage.

Les justificatifs :

Comme pour les autres frais, il ne suffit pas d’annoncer avoir fait telle ou telle dépense dans le cadre d’un déplacement, il faut le justifier en respectant les règles applicables ! N’oubliez jamais qu’une dépense non justifiée ne peut donner lieu à un remboursement.

Quelle que soit l’importance du déplacement, celui-ci doit être mentionné sur une note de frais. Sur le justificatif de frais de déplacement de l’élu, il faudra y indiquer le motif du trajet (à savoir que le déplacement doit être exclusivement réalisé au titre d’une mission pour le CSE), le lieu auquel l’élu s’est rendu, le nombre de kilomètres effectués ainsi que la puissance fiscale du véhicule utilisé. Il faudra, également, être en mesure de présenter la carte grise du véhicule utilisé. Celle-ci permettra de vérifier que la personne à l’origine de la note de frais n’a pas grossi le nombre de chevaux fiscaux en vue d’augmenter le montant du remboursement.

Les bases du remboursement :

En cas d’utilisation de véhicule personnel, nous vous conseillons d’utiliser le barème kilométrique établi par le ministère de l’Économie et des Finances. Le véhicule utilisé peut être une automobile, une moto, un vélomoteur ou un scooter. Pour hébergement et les repas, le remboursement des frais engagés est logique (Le principe étant que l’exercice d’un mandat ne doit pas coûter à son titulaire). Néanmoins, les frais engagés doivent être raisonnables.

L’appréciation de la situation de petit déplacement se fait à partir du lieu habituel de travail (Les frais professionnels).

Procédure conseillée :

Afin d’éviter toutes difficultés, nous vous conseillons de procéder à un vote avant d’engager d’importants frais de déplacements. Vous pouvez également intégrer dans le règlement intérieur les modalités de remboursement des frais de déplacements. Un accord collectif peut prévoir la prise en charge de certains frais par l’employeur (commissions facultatives, présence des suppléants lors de la réunion préparatoire, etc.).

L’employeur refuse le remboursement des trajets entre le domicile et le lieu des réunions de CSE à un élu.

Pour justifier son opposition aux remboursements des frais engagés par l’élu, l’employeur argumente sur le fait que le salarié était rattaché administrativement au site sur lequel les réunions avaient lieu et que donc les frais engagés étaient des dépenses personnelles. La Cour d’appel ne suit pas le raisonnement de l’employeur et le condamne aux remboursements des frais. Suite au pourvoi de l’employeur, la Cour de cassation confirme cette condamnation en rappelant qu’un représentant du personnel ne doit subir aucune perte de rémunération liée à l’exercice de son mandat. Elle s’appuie sur le fait que, bien que le salarié soit rattaché administrativement au site qui abritait les réunions du CE, celui-ci ne constituait pas son lieu de travail et que donc l’employeur devait supporter les frais engagés par le salarié pour s’y rendre.

Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 26 mai 2015, 13-22.866

Liberté de déplacement des élus du CSE

27 février 2018

La liberté de déplacement des élus :

Définir la notion de gêne importante :

La notion de gêne importante n'est pas préciser par le Code du travail, les tribunaux l'apprécie au cas par cas. Exemples de gêne importante : Contacts fréquents d'une durée longue avec plusieurs salariés entraînant une baisse de la productivité, des entretiens avec plusieurs salariés travaillant au contact de la clientèle pendant une période de pointe de l'activité. En revanche, le fait de distribuer un questionnaire ou un document d'information sur les activités sociales et culturelles ne constituent pas une gêne importante.

Limites à la liberté de circulation des élus :

L'employeur ne peut exercer de contrôle sur la nature et sur les modalités du déplacement, il ne peut pas interdire l’accès à certains locaux de travail, néanmoins, il existe des limites à la liberté de circulation. En effet, au nom de la sécurité, l'employeur peut exiger que les membres de l'institution représentative du personnel se conforment aux règles d'hygiène et de sécurité applicables à tous les salariés dans l'entreprise. Il peut à ce titre fixer certaines modalités de déplacement visant à assurer la sécurité des salariés. Rien n'interdit par exemple à un employeur de demander aux membres du comité d'entreprise de circuler dans l'entreprise avec leur bon de délégation Cass. crim., 10 janvier 1989, n° 87-80048.

Récemment une nouvelle décision confirme cette limitation. Dans certains cas dans les entreprises où la sécurité et la confidentialité sont définies par un accord, les représentants des salariés peuvent voir leur liberté de circulation contrainte et contrôlée par l’employeur, dans certaines zones particulièrement sensibles Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 9 juillet 2014, 13-16.151. Dans cette affaire, rendue le 9 juillet 2014, un accord précisait que les salariés mandatés avaient accès aux zones confidentielles dans le cadre des procédures d'accès applicables aux salariés autorisés. La question était donc de savoir si l'employeur commettait une entrave à la liberté de circulation des représentants du personnel en les soumettant aux mêmes restrictions de déplacement que les autres salariés de l'entreprise.

La Cour a jugé que la procédure « avait pour seul objet de s'assurer de l'appartenance du salarié à l'établissement et de son statut de représentant du personnel » et que le responsable de cette procédure ne disposait « d'aucun droit de regard sur l'opportunité de la demande d'accès » puisqu'il devait y faire droit dès lors que l'identité était reconnue.

La Cour en a donc déduit que la procédure, « justifiée au regard du caractère hautement confidentiel de ces zones », ne méconnaissait pas la liberté de circulation des représentants du personnel dans l'exercice de leur mandat.

Déplacement des suppléants dans l’entreprise ?

La loi associe la liberté de déplacement aux heures de délégation. Aussi, un suppléant qui remplacerait un titulaire absent pourrait prendre les heures de délégation du titulaire absent et la liberté de déplacement qui va avec.

Un suppléant qui ne remplace pas un titulaire absent et qui n’a pas d’heure de délégation peut tout à fait, en dehors de son temps de travail, circuler dans l’entreprise, y rencontrer des salariés y compris à leur poste de travail, à condition de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement de leur travail ou tenir des permanences.

Limites du contrôle par l'employeur :

L'employeur ne peut pas mettre en place un système d'autorisation tellement complexe qu'il décourage la libre circulation des élus dans l'entreprise. C'était le cas dans cette affaire, l’accès à certains locaux nécessitait l'autorisation de haut responsables hiérarchiques ne permettant pas un accès immédiat au locaux, Cour de Cassation, Chambre criminelle, du 15 novembre 1994, 93-85.070.

Un système de contrôle d'accès à des établissements (badge électronique,verrou à code secret, carte à puce, etc.), ne peut pas entraver la liberté d'aller et venir des salariés représentants du personnel dans l'exercice de leurs fonctions Cour de Cassation, Chambre criminelle, du 28 juin 1994, 93-82.824.

Impossible pour l'employeur d’obliger les élus à remplir un ordre de mission avec la mention "accordé ou refusé", Cour de cassation, criminelle, Chambre criminelle, 5 mars 2013, 11-83.984.

Conseils : Préciser les modalités de circulation dans l’entreprise en négociant un accord collectif ou dans le règlement intérieur du comité d'entreprise.