Frais de déplacement des élus du CSE

Frais de déplacement pour se rendre aux réunions du CSE :

Que la réunion soit organisée à l’initiative de l’employeur ou être une réunion exceptionnelle à la demande de la majorité des membres du CSE, les frais de déplacements des membres du CSE doivent être remboursés par l’employeur, Cour de Cassation, Chambre sociale, du 22 mai 2002, 99-43.990. Pour se rendre à la réunion mensuelle du CSE ou à une réunion exceptionnelle, les frais de déplacement, d’hébergement , de repas sont à faire financer par votre employeur, En effet, ces frais ne peuvent être imputés sur la subvention de fonctionnement du CE Cass. soc., 15 mai 2001, n° 99-10.127. Les mêmes règles s’appliquent pour le CSE central, le CSE européen et le CSE de la société européenne. Constitue le délit d’entrave au fonctionnement régulier du CSE, le refus de l’employeur de prendre en charge les frais de déplacement des salariés affectés sur des sites éloignés lorsqu’il les convoque à une réunion au siège social, dès lors qu’un tel refus a pour effet de restreindre les déplacements de ces salariés et d’empêcher ainsi leur participation aux réunions des institutions susvisées  Cass. crim., 22 nov. 2005, n° 04-87.451. Par contre, pour l’ensemble des autres déplacements liés à l’activité des élus dans le cadre de leur mandat, les frais de déplacement sont à prendre en charge sur le budget de fonctionnement (0.2%). Pour une plus grande transparence, il est conseillé de mettre en place des procédures ou définir des règles précises de fonctionnement dans le règlement intérieur du CSE.

Remboursement des frais de déplacement pour assister aux différentes commissions :

Dans un arrêt du 17 octobre 2018, la Cour de cassation a précisé les conditions de prise en charge des frais des représentants du personnel lorsqu’ils participent à des réunions au titre de leurs mandats. La cour précise que l’employeur n’est pas tenu de prendre en charge les frais de déplacement et d’hébergement présentes pour se rendre aux réunions des commissions internes au comité d’entreprise, dès lors que les réunions de ces commissions ne sont pas légalement obligatoires ou ne sont pas organisées à l’initiative de l’employeur (Cass. Soc. 17 octobre 2018 n°17-13256). Ces frais sont donc à la charge des représentants du personnel.

Frais de déplacement pour se rendre aux réunions préparatoires du CSE ou au réunion à l’initiative du CSE :

Les réunions préparatoires ne sont pas organisées à l’initiative de l’employeur, il ne finance donc pas le coût de ces déplacements. C’est le budget de fonctionnement du CSE qui sera utilisé pour financer les réunions préparatoires.

Les autres déplacements des élus du CSE :

Les différentes dépenses occasionnées par les déplacements des élus (frais de transport, d’hébergement et de restauration ) sont prises en charge sur les budgets du CSE, exemple :

• Rencontre avec des prestataires ;
• Déplacement sur un salon professionnel ;
• Rencontre de salariés sur un autre site ;
• Déplacement pour se rendre à une formation ;
• Etc.

Si le déplacement se rapporte à une activité sociale et culturelle, les frais engagés seront remboursés avec le budget des Activités sociales et Culturelles,  par exemple, rencontre avec un voyagiste pour préparer une sortie, un voyage.

Les justificatifs :

Comme pour les autres frais, il ne suffit pas d’annoncer avoir fait telle ou telle dépense dans le cadre d’un déplacement, il faut le justifier en respectant les règles applicables ! N’oubliez jamais qu’une dépense non justifiée ne peut donner lieu à un remboursement.

Quelle que soit l’importance du déplacement, celui-ci doit être mentionné sur une note de frais. Sur le justificatif de frais de déplacement de l’élu, il faudra y indiquer le motif du trajet (à savoir que le déplacement doit être exclusivement réalisé au titre d’une mission pour le CSE), le lieu auquel l’élu s’est rendu, le nombre de kilomètres effectués ainsi que la puissance fiscale du véhicule utilisé. Il faudra, également, être en mesure de présenter la carte grise du véhicule utilisé. Celle-ci permettra de vérifier que la personne à l’origine de la note de frais n’a pas grossi le nombre de chevaux fiscaux en vue d’augmenter le montant du remboursement.

Les bases du remboursement :

En cas d’utilisation de véhicule personnel, nous vous conseillons d’utiliser le barème kilométrique établi par le ministère de l’Économie et des Finances. Le véhicule utilisé peut être une automobile, une moto, un vélomoteur ou un scooter. Pour hébergement et les repas, le remboursement des frais engagés est logique (Le principe étant que l’exercice d’un mandat ne doit pas coûter à son titulaire). Néanmoins, les frais engagés doivent être raisonnables.

L’appréciation de la situation de petit déplacement se fait à partir du lieu habituel de travail (Les frais professionnels).

Procédure conseillée :

Afin d’éviter toutes difficultés, nous vous conseillons de procéder à un vote avant d’engager d’importants frais de déplacements.  Vous pouvez également intégrer dans le règlement intérieur les modalités de remboursement des frais de déplacements. Un accord collectif peut prévoir la prise en charge de certains frais par l’employeur (commissions facultatives, présence des suppléants lors de la réunion préparatoire, etc.).

L’employeur refuse le remboursement des trajets entre le domicile et le lieu des réunions de CSE à un élu.

Pour justifier son opposition aux remboursements des frais engagés par l’élu, l’employeur argumente sur le fait que le salarié était rattaché administrativement au site sur lequel les réunions avaient lieu et que donc les frais engagés étaient des dépenses personnelles. La Cour d’appel ne suit pas le raisonnement de l’employeur et le condamne aux remboursements des frais. Suite au pourvoi de l’employeur, la Cour de cassation confirme cette condamnation en rappelant qu’un représentant du personnel ne doit subir aucune perte de rémunération liée à l’exercice de son mandat. Elle s’appuie sur le fait que, bien que le salarié soit rattaché administrativement au site qui abritait les réunions du CE, celui-ci ne constituait pas son lieu de travail et que donc l’employeur devait supporter les frais engagés par le salarié pour s’y rendre.

Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 26 mai 2015, 13-22.866