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Obligation de mettre à disposition des représentants du personnel de l’entreprise une base de données économiques et sociales (BDES) :
L’employeur est dans l’obligation, dans certaines conditions, de mettre à disposition des représentants du personnel de l’entreprise une base de données économiques et sociales (BDES), appelée communément base de données unique (BDU) qui rassemble les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. Elle contribue à donner une vision claire et globale de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise, l'article L. 2323-7-2.
La mise en place de la BDES est obligatoire pour les entreprises dont l’effectif est de plus de 50 salariés.
Dans le cas d’une entreprise à établissements multiples, les effectifs sont calculés au niveau global de l’entreprise, et non par établissement. La BDES comprend alors toutes les données collectées au niveau de l’entreprise, et non par établissement.
Les groupes d’entreprises ne sont pas tenus de créer une base de données unique spécifique au groupe. Mais s’ils en créent une, cette base s’ajoute alors aux bases de données propres à chacune des entreprises constituant le groupe.
Il est donc possible de mettre en place une BDES au niveau de l’établissement ou d’un groupe.
Accessibilité :
L’employeur a la charge de concevoir, élaborer, mettre en place et maintenir à jour la BDES, et en définir les modalités d’accès, de consultation, d’utilisation et d’actualisation.
Il est possible que ces modalités fassent l’objet d’un accord collectif.
La base de données est tenue à la disposition des personnes habilitées à la consulter sur un support informatique ou papier.
La BDES doit être accessible en permanence aux :
- membres du comité d’entreprise
- membres du comité central d’entreprise
- membres du CHSCT
- délégués syndicaux,
- membres de la délégation unique du personnel, si elle existe,
- dans une entreprise à établissements multiples, membres du comité d’établissement.
La BDES est accessibles par les titulaires et les suppléants.
Les délégués du personnel n’ont normalement pas accès à la BDES, sauf en raison d’une carence constatée aux dernières élections du Comité d’Entreprise.
Il est conseillé de préparer un accès pour l’inspection du travail, en effet certaines rapports sont normalement accessibles par l’inspection du travail, idem pour les experts du Comité d’Entreprise.
Comité social et économique :
La BDES doit être accessible en permanence aux :
- Membres du CSE,
- Aux délégués syndicaux,
- Un accord d’entreprise pourra définir les droits d’accès.
Date et mise à jour de la BDES :
Le contenu de la BDES peut être complété par un accord d’entreprise, de branche ou de groupe.
Les informations doivent porter sur :
- les 2 années précédentes,
- l’année en cours,
- les 3 années suivantes, sous forme de perspectives.
Les données doivent être mises à jour périodiquement, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail.
Par dérogation, les entreprises d’au moins 300 salariés, soumises à l’obligation au titre de 2014, et les entreprises de moins de 300 salariés, soumises à l’obligation au titre de 2015, ne sont pas tenues d’intégrer dans la base de données les informations relatives aux 2 années précédentes.
Ces informations devront être complétées, au plus tard le 31 décembre 2016, par celles transmises de manière récurrente au comité d’entreprise. Par exemple : liste des demandes de congé ou de périodes de travail à temps partiel, bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail…
Actualisation de la base de données unique :
Les différentes informations contenues dans la base de données unique doivent être actualisées régulièrement afin de correspondre au mieux à la réalité économique de l’entreprise. La base de données unique doit être mise à jour au moins dans le respect des périodicités du Code du travail. Chaque trimestre, l’entreprise doit veiller à ce que notamment les données suivantes soient mises à jour :
- la situation financière de l’entreprise, à savoir
- l’évolution générale des commandes et de la situation financière,
- l’exécution des programmes de production,
- les retards éventuels dans le paiement, par l’entreprise, des cotisations de sécurité sociale ou des cotisations dues aux institutions de retraite complémentaire.
Ces informations doivent figurer dans la rubrique « Investissement matériel et immatériel ».
- les conditions de travail dans l’entreprise, à savoir :
- les mesures envisagées en matière d’amélioration, de renouvellement ou de transformation de l’équipement ou des méthodes de production et d’exploitation et de leurs incidences sur les conditions de travail et d’emploi,
- les éléments qui ont conduit à faire appel à des contrats de travail à durée déterminée, à des contrats de mission conclus avec une entreprise de travail temporaire ou à des contrats conclus avec une entreprise de portage salarial,
- le nombre de stagiaires accueillis dans l’entreprise, des conditions de leur accueil et des tâches qui leur sont confiées.
Ces informations doivent figurer dans la rubrique « Investissement social ».
- l’emploi. C’est-à-dire :
- la conclusion de contrats initiative-emploi,
- le bilan de l’ensemble des embauches et des créations nettes d’emplois effectuées dans ce cadre,
- l’évolution des effectifs et le nombre des salariés en CDD.
Ces informations doivent figurer dans la rubrique « Investissement social ».
D’autres mises à jour sont annuelles.
Chaque année, doivent être actualisées les données concernant :
- l’emploi des handicapés. En effet chaque année il faut faire une déclaration d’emploi des travailleurs handicapés ;
- la formation professionnelle. Le plan de formation apparait dans la rubrique « Investissement social » ;
- le rapport sur l’hygiène et la sécurité ;
- les informations sur l’utilisation du crédit d’impôt pour la compétitivité et pour l’emploi ;
- les accords de participation et d’épargne salariale, et ce avant le 30 juin de chaque année ;
- le bilan social.
Obligation de discrétion :
L’ensemble des personnes ayant accès à la base de données a une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.
- Elle est considérée comme confidentielle, si sa diffusion est de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise.
- Néanmoins, elle n’est pas confidentielle, si elle est déjà largement connue du public ou des salariés de l’entreprise.
Si la a base de données ne contient aucune donnée nominative, il est possible de la mettre en place sans que l’employeur adresse une déclaration préalable à la CNIL
Toutefois, si l’employeur décide d’insérer des données nominatives, il doit procéder à cette déclaration préalable. Elle devra également être établie si l’accès à la BDES par les représentants du personnel nécessite, par exemple, un code d’accès avec des informations nominatives, un traçage de navigation…
Absence de base de données unique :
En l’absence de base de données unique, l’employeur se rend coupable de délit d’entrave et d’une amende de 7 500 €. Dans le cadre des consultations obligatoire, le CE peut agir en justice pour réclamer davantage d’informations et refuser de rendre son avis dans l’attente d’informations complémentaires (Décision du tribunal de grande instance de Nanterre, référé, n° 17/00057, 18 janvier 2017).
La BDES (Base de Données Economiques et Sociales) utile aux trois grandes consultations annuelles :
Le décret récemment publié no 2016-868 du 29 juin 2016 relatif aux modalités de consultation des institutions représentatives du personnel modifie l’actuel article R. 2323-1-2 du code du travail. Ainsi, les informations mises à disposition dans la BDES doivent servir aux trois consultations annuelles prévues à l’article Code du travail - Article L2323-6.
- Les orientations stratégiques de l’entreprise ;
- La situation économique et financière de l’entreprise ;
- La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
La BDES (Base de Données Economiques et Sociales) devra également comporter l’ensemble des informations communiquées de manière récurrente au comité d’entreprise et au comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail.
Depuis le 1er janvier 2016, la base de données économiques et sociales porte également sur :
- le diagnostic et l’analyse de la situation respective des femmes et des hommes, pour chacune des catégories professionnelles de l’entreprise en matière d’embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle ;
- l’analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté ;
- l’évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l’entreprise.
Le contenu de ce nouveau thème reprend donc celui du rapport de situation comparée.
En pratique, cette nouvelle rubrique se situe entre la rubrique « Investissement » et « Fonds propres ».
Nouvelles informations destinées au CHSCT dans la BDES :
A partir du 1er janvier 2016, les informations contenues dans la BDES sont élargies aux informations fournies de façon récurrente au CHSCT.
La loi Rebsamen modifie les règles concernant l’obligation d’établir certains rapports et bilans. Ainsi, tous les bilans et rapports récurrents, ainsi que le bilan social, n’ont plus à être établis en tant que tel : il suffira de mettre les informations correspondantes à disposition dans la BDES pour remplir ses obligations.
Entreprise, établissement ou groupe ?
Dans le cas d’une entreprise à établissements multiples, les effectifs sont calculés au niveau global de l’entreprise, et non par établissement. La base de données unique comprend alors, toutes les données collectées au niveau de l’entreprise, et non par établissement.
Les groupes d’entreprises ne sont pas tenus de créer une base de données unique spécifique au groupe. Mais s’ils en créent une, cette base s’ajoute alors aux bases de données propres à chacune des entreprises constituant le groupe.
Quelles sont les informations disponibles dans la base de données ?
Pour satisfaire à son obligation, l’employeur doit faire figurer sur la base de données unique les informations suivantes : (https://www.legifrance.gouv.fr/eli/decret/2013/12/27/ETST1329085D/jo)
Dans les entreprises d’au moins trois cents salariés Code du travail - Article R2323-1-3 :
Dans les entreprises d’au moins trois cents salariés, la base de données prévue à l’article Code du travail - Article L2323-8 comporte une présentation de la situation de l’entreprise, notamment le chiffre d’affaires, la valeur ajoutée, le résultat d’exploitation et le résultat net.
Elle rassemble les informations suivantes :
A.-Investissements :
1° Investissement social :
a) Evolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté ;
b) Evolution des emplois par catégorie professionnelle ;
c) Situation en matière d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et mesures prises en ce sens ;
d) Evolution de l’emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer ;
e) Evolution du nombre de stagiaires ;
f) Formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés ;
g) Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail, exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme, dépenses en matière de sécurité ;
2° Investissement matériel et immatériel :
a) Evolution des actifs nets d’amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations) ;
b) Le cas échéant, dépenses de recherche et développement ;
3° Pour les entreprises soumises aux dispositions du cinquième alinéa de l’article L. 225-102-1 du code de commerce, informations environnementales présentées en application de cet alinéa et mentionnées au 2° du I de l’article R. 225-105-1 de ce code.
A bis.-Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise ;
1° Diagnostic et analyse de la situation respective des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l’entreprise dans les domaines suivants :
a) Embauche ;
b) Formation ;
c) Promotion professionnelle ;
d) Qualification ;
e) Classification ;
f) Conditions de travail ;
g) Sécurité et santé au travail ;
h) Rémunération effective ;
i) Articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle ;
2° Analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté ;
3° Evolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l’entreprise.
B.-Fonds propres, endettement et impôts :
1° Capitaux propres de l’entreprise ;
2° Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières ;
3° Impôts et taxes.
C.-Rémunération des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments :
1° Evolution des rémunérations salariales ;
a) Frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle ;
b) Pour les entreprises soumises aux dispositions de l’article L. 225-115 du code de commerce, montant global des rémunérations mentionnées au 4° de cet article ;
2° Epargne salariale : intéressement, participation ;
3° Rémunérations accessoires : primes par sexe et par catégorie professionnelle, avantages en nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire ;
4° Rémunérations des dirigeants mandataires sociaux telles que présentées dans le rapport de gestion en application des trois premiers alinéas de l’article L. 225-102-1 du code de commerce, pour les entreprises soumises à l’obligation de présenter le rapport visé à l’article L. 225-102 du même code.
D.-Activités sociales et culturelles :
1° Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise ;
2° Dépenses directement supportées par l’entreprise ;
3° Mécénat.
E.-Rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés au B :
1° Rémunération des actionnaires (revenus distribués) ;
2° Rémunération de l’actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l’épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus).
F.-Flux financiers à destination de l’entreprise :
1° Aides publiques ;
2° Réductions d’impôts ;
3° Exonérations et réductions de cotisations sociales ;
4° Crédits d’impôts ;
5° Mécénat.
G.-Sous-traitance :
1° Sous-traitance utilisée par l’entreprise ;
2° Sous-traitance réalisée par l’entreprise.
H.-Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe :
1° Transferts de capitaux tels qu’ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu’ils présentent une importance significative ;
2° Cessions, fusions, et acquisitions réalisées.
Dans les entreprises de moins de trois cents salariés Code du travail - Article R2323-1-4 :
Dans les entreprises de moins de trois cents salariés, la base de données prévue à l’article Code du travail - Article L2323-8 comporte une présentation de la situation de l’entreprise, notamment le chiffre d’affaires, la valeur ajoutée, le résultat d’exploitation, le résultat net et les informations suivantes :
A.-Investissements :
1° Investissement social :
a) Evolution des effectifs par type de contrat ;
b) Evolution des emplois par catégorie professionnelle ;
c) Situation en matière d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et mesures prises en ce sens ;
d) Evolution de l’emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer ;
e) Evolution du nombre de stagiaires ;
f) Formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés ;
g) Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail ;
2° Investissement matériel et immatériel :
a) Evolution des actifs nets d’amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations) ;
b) Le cas échéant, dépenses de recherche et développement.
A bis.-Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise ;
1° Diagnostic et analyse de la situation respective des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l’entreprise dans les domaines suivants :
a) Embauche ;
b) Formation ;
c) Promotion professionnelle ;
d) Qualification ;
e) Classification ;
f) Conditions de travail ;
g) Sécurité et santé au travail ;
h) Rémunération effective ;
i) Articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle ;
2° Analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté ;
3° Evolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l’entreprise.
B.-Fonds propres, endettement et impôts :
1° Capitaux propres de l’entreprise ;
2° Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières ;
3° Impôts et taxes.
C.-Rémunération des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments :
1° Evolution des rémunérations salariales :
a) Frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle ;
b) Pour les entreprises soumises aux dispositions de l’article L. 225-115 du code de commerce, montant global des rémunérations visées au 4° de cet article ;
c) Epargne salariale : intéressement, participation.
D.-Activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, mécénat.
E.-Rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés au B :
1° Rémunération des actionnaires (revenus distribués) ;
2° Rémunération de l’actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l’épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus).
F.-Flux financiers à destination de l’entreprise :
1° Aides publiques ;
2° Réductions d’impôts ;
3° Exonérations et réductions de cotisations sociales ;
4° Crédits d’impôts ;
5° Mécénat.
G.-Sous-traitance :
1° Sous-traitance utilisée par l’entreprise ;
2° Sous-traitance réalisée par l’entreprise.
H.-Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe :
1° Transferts de capitaux tels qu’ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu’ils présentent une importance significative ;
2° Cessions, fusions, et acquisitions réalisées.
Contenu de la BDES après les ordonnances Macron :
- Contenu permettant de tenir les consultations récurrentes du CSE,
- Le contenu est défini par accord à condition de veiller à ce que les élus puissent exercer efficacement leurs compétences ( un minimum est garanti).
Dans les entreprise de moins de 300 salariés, un accord de branche pourra définir le contenu de la BDES.
La périodicité des données accessibles (et leurs mises à jour) pourra être déterminée par accord, sachant qu’avant les ordonnances, les informations portes sur :
- L’année en cours,
- Les deux années précédentes,
- et les perspectives des 3 prochaines années.
