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Article modifié le : 12 avril 2020 - Article publié le : 14 août 2017

Pourquoi le CSE doit-il tenir une comptabilité ?

Les obligations comptables et de transparence financière s'imposant au comité d'entreprise ont été transposées à l'identique au CSE.

La comptabilité permet d’enregistrer au quotidien l’ensemble des opérations réalisées par le Comité d'Entreprise, elle permet également de ventiler les recettes et les dépenses par activité.

La tenue d'une comptabilité permet de justifier l'utilisation des fonds attribués par l'entreprise vis à vis des salariés mais aussi vis à vis de l'entreprise.

Pourquoi le CSE doit-il tenir une comptabilité ?Grace à la comptabilité, les élus peuvent connaître la situation financière du Comité d'Entreprise, ils peuvent comparer les réalisations aux prévisions budgétaires et ainsi le piloter efficacement.

La comptabilité reflète les orientations définies par les élus.

Sans oublier que, la tenue de la comptabilité permet aussi de respecter certaines obligations, justifications des dépenses et recettes, respect de l’étanchéité des deux budgets...

Qu’est-ce que la tenue comptable du Comité d'Entreprise ?

La tenue comptable ou tenue de la comptabilité consiste à enregistrer toutes les pièces comptables (factures d’achat ou de vente, participations des bénéficiaires aux activités, notes de frais…) du Comité d’Entreprise.

L’objectif de la tenue de comptabilité du Comité d'Entreprise :

Le but de la tenue comptable est double :

  • Justifier de l’utilisation des fonds versés par l’entreprise.
  • Répondre aux obligations légales.

La tenue comptable peut être faite au sein du Comité d’Entreprise par le trésorier ( ou sous la responsabilité de celui-ci) ou confiée à un cabinet d’expertise-comptable.
La tenue comptable n’est pas très difficile mais elle exige un minimum de rigueur et d’organisation et implique la collecte et l’émission systématique des pièces justificatives. En effet, les pièces comptables sont les premiers éléments examinés lors d’un contrôle financier (interne ou externe).

Il existe plusieurs types de comptabilité :

Il existe deux types de comptabilité : la comptabilité recettes/dépenses, souvent appelée « comptabilité de trésorerie » et la comptabilité classique créances/dettes également appelée « comptabilité d’engagement ».

1 – La comptabilité de trésorerie pour les petits Comité d'Entreprise, exemple Happy-Compta

En comptabilité de trésorerie, on enregistre les recettes (ventes) et les dépenses (achats) au fur et à mesure de leurs réalisations, par l’intermédiaire d’une seule écriture.

Exemple de trois écritures :

Date Libellé de l’écriture Recettes Dépenses Ventilation budgétaire
06/04/2016 Achat 100 chèques cinéma   750.00 € Culture-Ciné
07/04/2016 Vente de 10 chèques à Mr Dupont 50,00 €   Culture-Ciné
08/05/2016 Vente de 5 chèques à Madame Rob 25,00 €   Culture-Ciné

C’est simple, rapide et efficace. En dessous de 153 000 € de ressources, le Comité d'Entreprise pourra se contenter d’un livre de dépenses et de recettes de ce type, complété en fin d’année d’une information sur son patrimoine. La comptabilité de trésorerie peut simplement se tenir manuellement ou informatiquement.

Danger du tableur pour tenir la comptabilité du comité d’entreprise :

Les règlements comptables imposent d’enregistrer les écritures comptables chronologiquement sans rature ni surcharge. Avec pour les systèmes informatiques un mécanisme garantissant que l’on ne peut modifier une écriture après sa validation.

La Direction Générale des Finances Publiques rappelle à ce sujet “Il est tout d’abord observé que la tenue d’une comptabilité doit notamment permettre d’assurer le caractère intangible et l’irréversibilité des écritures imposée par le plan comptable général. Pour les comptabilités tenues sous format papier, ce principe est assuré par l’absence de tout blanc ou altération. Pour les comptabilités tenues au moyen de systèmes informatisés, ce principe est garanti par une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de l’enregistrement. Or le logiciel Excel ou les “tableurs” d’une autre marque ne permettent pas cette validation. Dans la mesure où ils ne permettent pas de garantir l’intangibilité et l’irréversibilité des écritures validées, l’utilisation de ces logiciels n’est pas conforme aux prescriptions du plan comptable général. Ces prescriptions s’appliquent aux contribuables exerçant une activité industrielle et commerciale, agricole ou non commerciale.”

En effet, un simple tableur permet d’insérer, de modifier et de supprimer des lignes quand on le souhaite… Un tableur répond donc moins bien qu’un simple cahier aux règles de base de la tenue d’une comptabilité, dans le cas d’un cahier « l’absence de blanc » permet de contrôler l’absence de modification.

2 – La comptabilité d’engagement :

La comptabilité d’engagement est une méthode d’enregistrement comptable par laquelle les recettes et les dépenses sont comptabilisées lesquelles sont constatées (recettes) ou engagées (dettes) même si elles se rapportent à des opérations qui ne se sont pas payées sur le plan financier. Elle s’oppose à la comptabilité de trésorerie, méthode dans laquelle les opérations ne sont comptabilisées que lorsqu’elles ont généré un flux financier, c’est-à-dire lorsqu’elles ont été encaissées ou payées.

En pratique, elle consiste à enregistrer toutes les pièces justificatives à au jour d’établissement de celles-ci :

  • Les factures d’achats et de ventes sont comptabilisées à leur date de facture,
  • Les encaissements et paiements sont comptabilisés à leur date d’émission (ou date d’effet),
  • Les salaires et charges sociales sont comptabilisés à chaque fin de mois.

L’enregistrement des pièces ou la saisie comptable :

La saisie comptable est l’opération manuelle qui consiste à affecter dans les comptes du comité d’entreprise les mouvements comptables constatés (prestations versées au salariés, règlement des factures fournisseurs, dépenses du budget de fonctionnement.). Toutes les opérations sont saisies dans un document qui s’appelle « le journal » et qui répertorie par ordre chronologique les différentes opérations : achat, vente, banque, caisse…

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