Article archive concernant le comité d'entreprise avec le 01/01/2020
Le trésorier du comité d'entreprise paye les factures émissent par les prestataires du comité d'entreprise.
Le trésorier doit contrôler si les montants, qui apparaissent sur les factures, sont cohérents avec les différentes modalités négociées. Le trésorier paye ses différents factures avec les moyens de payement mis à sa disposition (chèques, virement, etc). Généralement, un autre élu dispose de l'autorisation de signature des chèques. En règle générale il s'agit du secrétaire du comité d'entreprise ou du trésorier adjoint. En effet, en cas d'absence du trésorier il ne faut pas paralyser le comité d'entreprise et être en capacité de gérer les affaires courantes. Le président du comité d'entreprise ne peut pas exiger de disposer de la signature des chèques, il n'a aucun droit en la matière.
Une fois la facture contrôlée et validée, elle est enregistrée en tant qu’achat dans la comptabilité du Comité d'Entreprise. La facture est alors payée par le trésorier (chèque, virement, carte, etc.).
La facture doit aussi être contrôlée afin de vérifier qu’elle ne comporte pas d’erreurs au niveau des conditions négociées avec le fournisseur, sur les quantités facturées ; la facture reçue correspond bien à une dépense votée par le Comité d'Entreprise ; la facture doit comprendre des informations obligatoires :
| Mentions | Commentaires |
|---|---|
| Date d'émission de la facture | Date à laquelle elle est établie |
| Numérotation de la facture | Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il est possible d'émettre des séries distinctes, utilisant par exemple un préfixe par année (2014-XX) ou par année et mois (2014-01-XX). |
| Date de la vente ou de la prestation de service | Jour effectif de la livraison ou de la fin d'exécution de la prestation |
| Identité de l'acheteur | Nom (ou dénomination sociale) et adresse (sauf opposition de sa part, pour un particulier) |
| Identité du vendeur ou prestataire* |
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| Adresse de livraison | Peut être différente de celle de l'acheteur |
| Numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA (auto-liquidation) | Sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 € |
| Désignation du produit ou de la prestation |
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| Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni | Détail en quantité et prix (facultatif si la prestation de service a fait l'objet d'un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée) |
| Prix catalogue | Prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis |
| Majoration éventuelle de prix | Frais de transport, d'emballage... |
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Taux de TVA légalement applicable Montant total de la TVA correspondant |
Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant |
| Réduction de prix | Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture |
| Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) | |
| Date ou délai de paiement |
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| Taux des pénalités de retard | Exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire) |
| Mention de l'indemnité forfaitaire de 40 € | Pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement |
* Si l'entreprise est en cours d'immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention « Siret en cours d'attribution », et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA.
Une fois la facture réglée, elle est classée et archivée pour une période de 10 ans.
La double signature des élus pour payer les factures du Comité d'Entreprise :
De nombreuses Comités d'Entreprise prévoient dans leur règlement intérieur qu’en cas de dépense supérieure à un certain montant, ( exemple 300 euros) celle-ci doit être effectuée par un chèque comportant obligatoirement une double signature (par exemple, le trésorier du Comité d'Entreprise et le secrétaire). Cette précaution permet d’engager la responsabilité de l'élu qui aurait initié seul une dépense nécessitant la double signature. Le recours à la double signature est donc l'un des moyens de gérer les risques, cependant cela n'est pas obligatoire mais conseillé.
