Chaque réunion du CHSCT doit donner lieu à la rédaction d’un procès-verbal. Celui-ci, généralement rédigé par le secrétaire du CHSCT ( Circ. DRT 15 du 25-3-1993), il est conservé dans l’établissement et tenu à la disposition de l’inspecteur du travail, du médecin inspecteur et des agents des services prévention des organismes de sécurité sociale Code du travail - Article R4614-4.

Le Procès-verbal de la réunion du CHSCT est une pièce officielle, c’est un document qui est considéré comme vrai jusqu’à ce que la preuve du contraire soit établie. Les experts, les avocats, les juges attachent donc une grande importance au contenu des procès-verbaux de CHSCT. Il est particulièrement important que les représentants du personnel n’abandonnent pas sa réalisation au Chef d’établissement (directement ou par l’intermédiaire de sa secrétaire). Depuis la Loi de 1982, le secrétaire du CHSCT est désigné parmi les représentants du personnel. C’est lui qui a depuis lors la responsabilité de l’établissement du procès-verbal. La loi n’a pas prévu, en particulier, de moyens précis pour permettre au secrétaire d’accomplir cette tâche. S’il est absent, le secrétaire adjoint prend le relais. S’il n’y en a pas, il faudra désigner un secrétaire de séance parmi les représentants du personnel, ainsi pour toutes les réunions : trimestrielle, suite à un accident, etc.).

Importance du procès-verbal :

Le procès-verbal est un document officiel. Par exemple, le procès-verbal à pour objet de mettre en lumière des situations de risques professionnels. Dans ce cas, le procès-verbal constitue une pièce essentielle dans le dossier d’un l’accident du travail. Si un danger a été signalé à l’employeur (et formalisé dans le procès-verbal du CHSCT) et qu’un accident survient, le bénéfice de la faute grave de l’employeur est, très souvent, acquis pour la victime ou ses ayants droit. 

Lorsqu’un danger est signalé par un membre du CHSCT, la responsabilité de l’employeur est engagée s’il ne prend pas les mesures utiles à faire cesser ce danger et qu’un accident se produit, Code du travail – Article L4121-1.

En cas d’accident de travail, l’absence des procès-verbaux, est directement préjudiciable pour les salariés de l’entreprise.

Contenu du procès-verbal du CHSCT :

Le procès-verbal reflète les débats et a pour objet de prendre actes des :

• Informations transmises au CHSCT
• Avis émis par le CHSCT lors des consultations de ses membres,
• Décisions prises par le CHSCT, notamment : à la suite des missions mises en place et pour mettre en place de nouvelles missions d’enquête et d’analyses de conditions de travail,
• Situations de risques professionnels mises en lumière ou analysées par le CHSCT,
• Propositions d’amélioration des conditions de travail faites en réunion suite à ses analyses,
• Suites données à ces propositions,
• Des positions des uns et des autres sur ces propositions,
• Résultats et les décisions qui ont suivi ses inspections.

L’employeur ne peut établir le procès-verbal du CHSCT sous peine de commettre une entrave :

Cette tâche revient au secrétaire de l’institution quand bien même le code du travail reste muet sur la question. Un procès-verbal établi par l’employeur ne saurait tenu pour valable, même s’il a été émargé par certains membres du comité. Sur le plan pénal, une telle attitude constitue un délit d’entrave.

Délai pour rédiger le procès-verbal de la réunion du CHSCT : 

Aucun délai n’est fixé par la loi pour la rédaction du PV. Le règlement intérieur peut utilement fixer un délai.

Le procès-verbal du CHSCT doit-il être approuvé :

Contrairement à la réunion du Comité d’Entreprise, cette obligation n’existe pas pour le CHSCT. Cependant, pour renforcer la valeur du procès-verbal, très souvent les CHSCT procèdent à l’approbation procès-verbaux lors des réunions. La procédure de validation peut faire l’objet d’un article dans le règlement intérieur du CHSCT.

Obligation de confidentialité dans le procès-verbal du CHSCT :

Les membres du CHSCT sont en outre tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication, le secrétaire du CHSCT doit donc être attentif sur le contenu du procès-verbal des réunions du CHSCT. Pour qu’un membre du CHSCT soit tenu à l’obligation de discrétion, il est nécessaire que deux conditions cumulatives soient réunies : l’information doit être confidentielle et le président doit l’avoir donnée comme telle.

La rédaction du procès-verbal du CHSCT par à un prestataire extérieur :

Contrairement au comité d’entreprise (CE), aucune disposition légale ne prévoit le recours du CHSCT à l’enregistrement ou à la sténographie de ses réunions. Paradoxalement, les membres du CHSCT disposent du plus faible crédit d’heures de délégation. Le CHST ne dispose pas, en propre, d’un budget de fonctionnement. Néanmoins, les modalités de fonctionnement et l’organisation des travaux du CHSCT sont décidées par l’institution elle-même à la majorité des membres présents (article L4614-2 du Code du travail) et dès lors qu’il n’y a pas d’abus de la part du CHSCT, les frais de fonctionnement correspondant doivent normalement être couverts par l’employeur. Pour apprécier si la décision de recourir à l’assistance d’un prestataire spécialisé pour la rédaction des procès-verbaux est abusive ou non, le juge devrait notamment apprécier si cette mesure n’est pas dispendieuse par rapport aux moyens de l’établissement et en particulier si le CE a lui-même recours à un prestataire extérieur de ce type.

A noter que l’instauration dans les entreprises de moins de 300 salariés de la nouvelle délégation unique du personnel (loi Rebsamen  ), par le cumul des mandats DP, CE et CHSCT et une réunion unique, devrait ouvrir le bénéfice de l’assistance du rédacteur du CE au CHSCT. De même, en prévoyant la possibilité de réunions communes au CE et au CHSCT, voire aux DP, lorsque leur information ou leur consultation est requise, la présence d’un rédacteur bénéficie en ce cas également au CHSCT.

Le procès-verbal des réunions du CHSCT doit-il être diffusé dans l’entreprise :

Une fois le procès-verbal adopté, le secrétaire peut décider de le rendre public. Ce n’est pas une obligation, à moins que le règlement intérieur du CHSCT n’en dispose autrement.

Visioconférence pour les réunions du CHSCT :

La loi du 17 août 2015 confirme la possibilité pour l’employeur de tenir les réunions du Comité d’Entreprise et du CHSCT en visioconférence , avec leurs accords. Elle va plus loin en permettant à l’employeur d’imposer trois réunions par an en visioconférence, à défaut d’accord du CE ou du CHSCT.